Respecter les délais de paiement : on a tous à y gagner

Sous le feu des projecteurs depuis plusieurs années (et en particulier depuis l’entrée en vigueur de la loi LME en janvier 2009), la relation fournisseurs – donneurs d’ordres est scrutée par le biais de divers indicateurs, dont un apparaît comme plus symbolique et porteur de sens que les autres : le délai global de paiement des factures. En la matière, il existe des solutions simples pour fluidifier la relation entre un fournisseur et son client. Exposé des faits et feedback de nos consultants…

Sous le feu des projecteurs depuis plusieurs années (et en particulier depuis l’entrée en vigueur de la [loi LME](http://www.wikiwand.com/fr/Loi_de_modernisation_de_l'%C3%A9conomie) en janvier 2009), la relation fournisseurs – donneurs d’ordre est scrutée par le biais de divers indicateurs, dont un apparaît comme plus symbolique et porteur de sens que les autres : le délai global de paiement des factures.

La loi impose en effet pour les entreprises du secteur privé un délai maximal de paiement de 45 jours fin de mois ou de 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture.

Cet indicateur concentre sur lui un faisceau d’éléments qui lui donne une portée bien plus large que la « simple » relation entre un fournisseur et son client. D’aucuns lui prêtent quasiment une fonction de baromètre de l’économie nationale. Sans aller jusque là, il semble pourtant évident que la fluidification de la chaîne "commande / facture / règlement" (processus Procure to pay) ne peut avoir que des effets bénéfiques pour l’ensemble des parties.

Des bienfaits de la fluidification

En limitant l’exposition aux risques inter-entreprises, le premier effet bénéfique de cette fluidification se caractérise par un financement plus vertueux des entreprises (notamment les PME). Une récente étude d’Altares (accessible ici) révèle qu’une faillite sur quatre en France est directement liée à un problème structurel de trésorerie, dont la première cause est constituée par des retards de paiement systématiques.

Plus globalement, la Banque de France a estimé le coût des retards de paiement à 15 milliards d’Euros pour les PME.

“En France, 1 faillite sur 4 est directement liée à un problème de trésorerie... Dont la première cause est constituée par des retards de paiement systématiques.”

Le second effet se traduit par le développement d’un climat de confiance (et à moyen terme la construction effective d’une relation potentiellement plus équitable). Les dernières études en date montrent que les grands donneurs d’ordres n’appliquent pas la loi de façon systématique. Si la tendance va vers une plus grande sincérité dans la gestion des flux de facturation au regard des dispositions contractuelles (moins d’escomptes imposées en contrepartie d’une diminution du délai de paiement, diminution des retenues injustifiées pour litige etc.), l’organisation même de la chaîne de traitement incluant différents acteurs (prescripteurs / donneur d’ordre opérationnel, Services Achats, Contrôle de gestion, comptabilité fournisseurs...) amène de facto à des inefficiences. A titre d'exemples :

  • délai abusif d’émission du bon de commande ;
  • règles de facturation non clairement communiquées aux fournisseurs ;
  • cohabitation de circuits papiers et circuits dématérialisés ;
  • processus différents en fonction des entités du donneur d’ordre ;
  • absence de bon de réception / validation ;
  • etc.

Feedback de nos consultants

A travers les missions que les consultants d'Alenium sont amenés à conduire chez nos clients, nous constatons que différents leviers effectifs peuvent être activés. Sans vouloir en dresser ici un catalogue complet, nous pouvons énumérer quelques bonnes pratiques qui, bien respectées, ont toutes eu un impact tangible sur l'amélioration du processus (et par conséquent du respect du délai de paiement) et sur l’image de l’entreprise donneuse d’ordres :

  1. Mettre en place une démarche systématisée d’identification des causes de retard et de formalisation d’actions correctrices pilotées par un manager en charge de la relation fournisseurs.
  2. Ecrire et communiquer un document de type « Charte factures » qui décrit de façon précise et univoque les règles à respecter dans le processus d’édition et de transmission de la facture.
  3. Différencier les processus et les règles en fonction des montants, des catégories d’achats... (exemple : utilisation de p-cards pour des achats ponctuels / à faible montant, mise en place de seuils de tolérance différenciés par catégorie achats entre montant commandé, réceptionné et facturé)
  4. Donner de la visibilité aux fournisseurs sur le traitement des factures et les éventuels litiges.
  5. Opter pour une dématérialisation maximisée (facture pdf) qui doit rester une solution simple et dont l’efficacité opérationnelle est bien supérieure à un flux papier (pas de délai postal, transparence sur la date réelle d’envoi – point de départ du calcul du DGP, possibilité simple d’échange entre le donneur d’ordres et le fournisseur par le canal mail...)

Conclusion : une route encore longue...

S’il semble y avoir une véritable prise de conscience au niveau des grands donneurs d’ordres sur ce sujet très sensible, la maturité des processus et pratiques que nos consultants ont pu mesurer qualitativement dans le cadre de nos interventions nous incite à penser qu’il reste encore d’immenses progrès à réaliser dans ce domaine.

La communication récente (nov 2015), par le Ministre de l’Economie et des Finances, du nom de cinq grandes entreprises épinglées par la DGCCRF pour leurs abus en termes de retards de paiements fournisseurs lors d’une conférence de presse fin novembre 2015 (une première en France), ne fait que corroborer nos convictions...

Et renforcer notre détermination à continuer de faire bouger les choses, au bénéfice de tous.

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