Organisation et dimensionnement d'un bureau projet (PMO)

Mondialisation, libre concurrence, réglementation, accélération des nouvelles technologies : la "tectonique économique" impose son rythme aux entreprises qui souhaitent rester performantes dans leurs secteurs d'activité. Un rythme de plus en plus soutenu auquel elles tentent de s'adapter via la mise en place de stratégies (projets, programmes) dont la complexité ne cesse d'augmenter…

Etat des lieux

Concrètement, les stratégies mises en place prennent la forme de projets ou de programmes dont le rythme de mise en œuvre (et la complexité) s’accélère de façon exponentielle sur ces 10 dernières années. Corollaire de cet état de fait : les portefeuilles projets sont de plus en plus difficiles à organiser, planifier, piloter et… challenger.

A titre d'exemple et tous secteurs d’activités confondus (Industrie/Services, Transports, Public, Assurance), 60% des clients actuels d'Alenium Consultants dont la taille dépasse les 1000 collaborateurs ont mis en place un bureau des projets (PMO: Project Management Office / Program Management Office / Portfolio Management Office). Et 20% d’entre eux ont la volonté de structurer un PMO dans les 2 ans qui viennent. Ce chiffre explose dans le secteur de l’Industrie et des Services, où près de 90% des entreprises pour lesquelles nous intervenons possèdent une, voire plusieurs cellules PMO.

65% de réussite pour les projets dans les entreprises ayant un PMO. 56% pour celles qui n'en ont pas…

Selon une enquête réalisée par PMI pulse of the profession ™ : le taux de réussite des projets dans les entreprises ayant un PMO atteint un très honorable 65% alors qu'il n'est que de 56% pour celles qui n'en ont pas. Conséquence : le bureau des projets s’impose de plus en plus comme la solution idoine pour favoriser la maximisation de la valeur du portefeuille de projets et servir de catalyseur au développement de la maturité de l’organisation projet :

  • aligner la stratégie globale de l’entreprise : soutenir le processus de sélection des meilleurs projets, améliorer la gestion du portefeuille ;
  • assurer la « tour de contrôle » multi-projets avec une vision long terme, sécuriser les interactions entre projets ;
  • assister opérationnellement les projets et les programmes dans leur cadrage et leur gouvernance ;
  • être garant des référentiels : processus, méthodes (agiles ou classiques), outils (SIP, portail, BI,…) ;
  • favoriser les pratiques et les modes de travail projet : collaboration, communication, anticipation…
  • développer les talents des équipes projet : transfert de compétences, accompagnement terrain, capitalisation, gestion des connaissances, animation de communautés…
  • faciliter l’évolution de la culture d’entreprise vers le travail en mode projet.

Organisation d'un PMO

Chaque bureau de projets étant unique, son organisation et son positionnement dans l’entreprise dépendent de nombreux critères qu’il est important de prendre en considération :

  • missions de la fonction PMO ;
  • rôles et responsabilités des PMO (Project Management Officer) ;
  • niveaux de pouvoir et de délégation que l’on souhaite lui conférer ;
  • structure de l’entreprise ;
  • responsabilité des portefeuilles projets ;
  • sponsors / clients des projets ;
  • liens de rattachement (hiérarchique, fonctionnel) ;
  • niveau de maturité de l’entreprise sur les 3 strates de management : portefeuilles, programmes, projets (cf. blog Maturité de l’organisation projet) ;
  • niveau de gestion (centralisée ou décentralisée) de la fonction « projet » ;
  • stratégie de sous-traitance sur la compétence PMO ;
  • etc.

Avec la professionnalisation de la fonction « gestion de projet », nous constatons que la tendance générale actuelle est de positionner des cellules PMO auprès des responsables de portefeuille projets. En effet, l’enjeu n°1 est de lancer les projets qui contribuent le plus à la vision et aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Le PMO a donc un rôle primordial dans les processus :

  • d’émergence, de gestion de la demande (qualification des projets) pour ne retenir que ceux qui vont apporter le plus de valeur pour l’entrepris ;
  • de gouvernance pour ajuster les priorités et le cadencement entre projets ;
  • mais aussi de sortie d’un projet du portefeuille : l’anticipation de son arrêt étant aussi une source importante d’économies.

Les différentes typologies de cellules PMO

PMO pérennes :

  • PMO Centre d’excellence : garant des méthodes, processus, outils, professionnalisation des équipes & amélioration continue.
  • PMO Stratégique (Corporate) : gestion d’un portefeuille projet : sélection, priorisation, coordination et gouvernance des programmes/projets.
  • PMO Business (contexte multi-projets) : soutien et/ou pilotage de la fonction maitrise d’ouvrage, gestion de capacité & plan de charge.
  • PMO IS/IT : soutien et/ou pilotage de la fonction maitrise d’œuvre.

PMO temporaires :

  • PMO Programme / Projet / sous-Projet : support au cadrage & pilotage de ces composants du portefeuille.

Dimensionnement d'un PMO

De même que pour son organisation, le dimensionnement d’un PMO varie de manière conséquente suivant les entreprises. Au-delà des critères cités plus haut, nous pouvons retenir les déterminants suivants :

  • liés à l’activité projet gérée par l’organisation :
  • structure du/des portefeuilles projets ;
  • volume annuel de programmes / projets géré par l’organisation ;
  • répartition des projets (en termes de complexité, d’enjeux, d’ampleur: budget/délais/charges)
  • liés aux exigences de l’organisation :
  • exigences en matière de cadrage (liste des référentiels), de planification (granularité, horizon temporel…), de pilotage (comitologie, projections…) et de reporting (fréquence des rapports…) de la part de la DG, du sponsor / client, du Directeur de Projet, des équipes... mais aussi des organismes de contrôle dans le cas où votre organisation est certifiée (ISO®, CMMI®,…) ;
  • aspects à gérer par la cellule (performances, délais, coûts, ressources, risques, communication, approvisionnements, qualité,…)
  • liés aux équipes :
  • volumétrie des acteurs au sein de l’équipe projet (chef de projet, responsable de lot, équipiers…) ;
  • ampleur des parties prenantes à coordonner (internes / externes) et la complexité du montage de l’organisation projet (partenariat, GIE…) ;
  • niveau de compétence des équipes.
  • liés à la performance de l’organisation :
  • taux de succès des programmes / projets ;
  • difficultés rencontrées par les équipes…

Le dimensionnement des cellules temporaires doit être ajusté au cas par cas, en fonction des spécificités du projet ou du programme. L’organisation doit donc être agile pour renforcer avec réactivité un PMO, ou à l’inverse libérer des ressources.

Les 2 indicateurs majeurs qui peuvent aider à valider le bon dimensionnement d’un PMO sont :

  • la mesure de sa rentabilité: ROI de la cellule PMO, en termes de gains quantitatifs (performances projets, valeur du portefeuille), mais aussi qualitatifs (perception des parties prenantes sur la valeur ajoutée et la qualité du PMO) ;
  • l’atteinte d’objectifs spécifiques (fonction de l’organisation) fixés au PMO.

Quelques métriques :

  • Une organisation qui gère un portefeuille de 100 projets a une cellule PMO qui comprend un effectif de 1 à 2 ETP (équivalent temps plein) pour le pilotage stratégique du portefeuille (« tour de contrôle ») , 5 à 15 ETP pour l’appui opérationnel aux projets.
  • 70% des PMO comptent entre 1 et 5 ETP, 25% des PMO comptent entre 5 et 10 ETP, 5% des PMO comptent plus de 10 ETP.
  • Le ratio budget de fonction PMO vs budget projet/programme se situe généralement entre 8 et 15%

Nos convictions

  • Il n’y a pas 2 PMO identiques : l’organisation, le rattachement, le dimensionnement du PMO dépend de nombreux facteurs spécifiques à l’entreprise et à son environnement.
  • Quelle que soit la configuration choisie, le PMO doit pouvoir jouer un rôle central dans la prise de décisions stratégiques, dans la déclinaison des objectifs vers le niveau opérationnel, et dans la consolidation du reporting vers le Management.
  • Il est important de donner toute sa légitimité au PMO dès les 1ers mois de sa mise en place et de le maintenir dans la durée.
  • Dans le cadre d’un programme, afin de favoriser la mutualisation/rationalisation et la convergence des pratiques, la centralisation des PMO est souvent à privilégier.
  • Nécessité d'articuler correctement la mission PMO avec le contrôle de gestion pour créer une véritable synergie, faciliter le contrôle financier et uniformiser le reporting.

Allons plus loin ensemble !

Vous souhaitez en savoir plus sur le conseil en management dans le secteur Industrie et Services ? Venez nous rendre visite au sein de nos bureaux à Paris ou contactez-nous via notre page Contact.

Notre cabinet de conseil en management recrute ! Rejoignez Alenium Consultants dès maintenant : consultez nos offres d’emploi pour des postes de consultants junior ou senior et embrassez une carrière de consultant au sein de notre équipe d’experts.


Nos autres articles

Lab Alenium – Un mois sous le thème de l’innovation !

EN SAVOIR PLUS

Comment accompagner les acteurs de la direction financière dans un projet de transformation de SI finance ?

EN SAVOIR PLUS

Retours sur la réalisation d'une étude stratégique pour le développement d'un dispositif social d’aide au départ en vacances

EN SAVOIR PLUS

Concertation : l’expression des besoins de mobilités des collectivités locales en Nouvelle-Aquitaine

EN SAVOIR PLUS
1 2 3 18

Garder le contact

Alenium Consultants : cabinet de conseil en management
Alenium Consultants est un cabinet de conseil indépendant expert dans le métier de conseil en management. Nos consultants accompagnent nos clients dans la formalisation et la mise en place de leurs projets de développement d’activité.

Notre cabinet de consulting basé à Paris intervient autour des missions de consulting financier, marketing, achat et organisationnel. Nos consultants apportent leur expertise à des entreprises issues de différents secteurs et dans différents domaines.
Un cabinet de consulting expert pour vous accompagner
Alenium, cabinet de consultants, accompagne les acteurs publics, les collectivés territoriales et les entreprises privées pour opérer efficacement leur transformation autour d’axes majeurs d’intervention et de valeurs propres à la société.

Grâce à leur expérience, les consultants d’Alenium sont capables d’intervenir aussi bien au sein de petites structures comme pour des acteurs majeurs.

L’offre d’Alenium s’articule autour de la stratégie opérationnelle, l’innovation, l’amélioration des performances, le pilotage de la transformation et les systèmes d’information.

Spécialiste du consulting en management et organisation, l’entreprise Alenium place au coeur de sa réussite l’écoute de ses clients, les compétences de ses consultants et l’implication dans chacun des projets auquel elle prend part dans le secteur de la banque, de l’assurance, de la protection sociale, de l’industrie, des services, du secteur public et des transports.
Experts dans le métier de consultant,
Alenium déploie une campagne de recrutement de consultants !
Souhaitant poursuivre son développement, Alenium Consultants recherche & recrute des consultants juniors et seniors souhaitant faire carrière au sein de notre cabinet de consulting dans la région de Paris.

Nos équipes de consultants accompagnent les entreprises et collectivités dans la résolution de problématiques critiques survenant durant des périodes de crise mais également dans le développement d’opportunités afin de faire grandir la société.

De nombreuses offres d’emploi de consultants en management, ressources humaines et stratégie opérationnelle vont vous permettre de devenir consultant au sein d’une équipe dynamique. Embrassez le métier de consultant en intégrant un cabinet conseil expert en management et en organisation.
Devenir consultant en management et intégrer une équipe d’experts
Devenez consultant Junior au sein de notre cabinet de conseil indépendant et prenez part à des missions implicantes. Consultant Senior, partagez votre expérience et intégrez une société de conseil au sein de laquelle savoir-faire et savoir-être sont valorisés.

Notre cabinet de consultants a pour souhait de se développer en comptant parmi ses lignes directrices le talent de ses associés et leur implication dans le pilotage des missions.

Travaillant depuis 2003 pour des entreprises de tous secteurs, vous pourrez construire et développer votre expérience en consulting chez Alenium à travers une diversité de problématiques. Retrouvez tous nos emplois de consultants et candidatez directement en ligne.
crossmenu