La mise en place d’un indice de repérage des risques sur le Registre des copropriétés : retour sur une démarche empirique inspirée du co-design

Intervenant historique sur le Registre des copropriétés, Alenium Consultants accompagne désormais l’Anah (Agence Nationale de l’Habitat) dans son développement et l'exploitation opérationnelle de ses données.

Le Registre des copropriétés vise à recenser les copropriétés à usage d’habitat.

Il a été institué par la loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, dite ALUR, en 2014 et vise à :

  • Améliorer la connaissance du parc privé, notamment pour les institutionnels ;
  • Prévenir la survenance de dysfonctionnements au sein de copropriétés et déployer des programmes d’aides le plus en amont possible ;
  • Permettre un accès fiable et simplifié à des informations pour les particuliers (copropriétaires et potentiels acquéreurs).

Dans le cadre de sa mission d’assistance à maitrise d’ouvrage pour le Registre des copropriétés, Alenium Consultants a accompagné l’Anah dans l’élaboration d’un outil permettant de repérer les copropriétés en situation de fragilité et favoriser le suivi et l’intervention des collectivités territoriales le plus en amont possible.

Pour faire de ce projet une réussite, les convictions d’Alenium Consultants ont reposé sur :

  • une large mobilisation des territoires pour être directement confronté aux réalités de terrain,
  • la construction d’une méthodologie empirique axée sur le co-design et la « vérification par la preuve ».

Retour sur notre accompagnement.

copropriétés

Une méthodologie axée sur le co-design  

Cinq ans après sa mise en ligne, le Registre compte environ 550 000 copropriétés immatriculées.

Outil désormais connu et utilisé sur les territoires par les syndics de copropriétés, les notaires et les collectivités, l’objectif pour l’Anah était d’aller plus loin dans son utilisation et l’exploitation des données avec la création d’un outil à destination des collectivités pour le repérage de la fragilité des copropriétés.

Pour répondre à ce besoin, nous avons choisi d’adopter la méthodologie du co-design.

Pourquoi la méthodologie du co-design ?

Cette méthodologie consiste à co-construire les fonctionnalités d’une solution avec un échantillon d’utilisateurs finaux et les parties prenantes indispensables. Elle permet de concevoir un outil qui soit le plus opérationnel et le plus adapté possible aux besoins des utilisateurs.

Alenium Consultants a ainsi déployé deux grandes étapes pour co-designer l’outil  

  • Cadrer le besoin des utilisateurs

L’organisation d’un atelier de cadrage des besoins avec une vingtaine de représentants volontaires sur les territoires a permis de mener une réflexion collective sur les besoins et d’échanger sur des pistes de solution pour y répondre.

L’atelier nous a permis d’identifier une solution pour repérer la fragilité des copropriétés et de suivre leurs évolutions : créer un indice de risque des copropriétés.

  • Challenger et valider les fondements de la solution

Grâce aux échanges avec les utilisateurs, un premier travail sur la construction de l’outil a été initié. Ce travail, présenté et challengé avec les utilisateurs finaux, avait pour objectifs de valider les fondements de la solution et d’ajuster la proposition afin qu’elle soit la plus pertinente possible.  

Nous avons aidé l’Anah à élaborer une grille d’indicateurs permettant de calculer l’indice de risque. Cette proposition de grille, après concertation avec l’échantillon d’utilisateurs, se structure en quatre grandes catégories d’indicateurs :

  1. Le fonctionnement de la copropriété : présence d’un syndic, d’un règlement …
  2. Les caractéristiques structurelles : les structures empilées, le pourcentage de lot d’habitation…
  3. Le bâti : Présence d’arrêtés, copropriété disposant de bâtiments avec étiquette F ou G
  4. La gestion / situation financière : pourcentage des impayés par rapport au budget, évolution du taux des impayés  

Une vérification empirique sur les territoires

Nous avons conduit ensuite une vérification empirique avec des données réelles des territoires pour vérifier la correspondance des résultats avec la réalité de la situation des copropriétés et prouver la pertinence de l’indice.

La grille d’indicateurs de l’indice de risque a été testée par un groupe pilote constitué de territoires présentant des situations sociales et économiques différentes et représentatives de l’ensemble du territoire national.

Ce procédé visait à ajuster l’outil en suivant les retours terrain, puis de réitérer les phases de tests jusqu’à obtenir une solution optimale validée par l’ensemble des parties prenantes et vérifiée "par la preuve".

Au delà, la solution a été enrichie au cours d’un atelier “retours d’expérience”. Les territoires pilotes ont mis en exergue l’importance de prendre en compte la fiabilité des données. Nous avons proposé d’ajuster les composants de l’indice et d’ajouter un indicateur de fiabilité qui s’appuie sur le taux de renseignement des données des copropriétés. Cet indicateur permet alors de légitimer et de rendre plus robuste l’indice de risque.

Déploiement et conduite du changement

Après l'intégration de l’indice de risque dans le Registre puis d’une phase de tests empiriques, un travail d’accompagnement au changement s’est déployé.

Nous avons ainsi accompagné l’Anah dans la communication auprès des collectivités et des institutionnels en nous appuyant sur des têtes de réseaux.

Visuel de l’intégration de l’indice de risque à l’outil de catégorisation des copropriétés :


Conclusion

À l’issue de l’accompagnement à la conception puis au déploiement de l’outil, les objectifs d’appui de l’Anah pour Alenium Consultants s'orientent désormais autour :

  • de l’amélioration de l’indice de risque afin qu'il soit utilisé dans le repérage et la prévention de la fragilité des copropriétés,
  • de l'accompagnement des utilisateurs qui renseignent et mettent à jour les données des copropriétés afin de rendre encore plus fiables les données du registre.

Qui sommes-nous ?

ALENIUM CONSULTANTS accompagne les organismes publics de l’Habitat à élaborer et déployer leurs choix stratégiques sur les aspects :

  • métiers
  • organisationnels
  • numériques
  • les analyses et études data

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