Ce jeudi 9 février 2023, Alenium Consultants était présent à la matinée d’échange - organisée par notre partenaire Parthena Consultant - sur la réforme de la facture électronique (RFE) et sa mise en application. Retour sur les fondamentaux, les enjeux et les plans d’actions à mettre en place dans le cadre d’un tel projet.

Déjà amorcée par la loi de finances 2020 – donnant l’obligation, pour toutes les entreprises, d’éditer des factures numériques (via Chorus pro) dans le cadre des marchés publics - la réforme de la facture électronique est la plus importante que les métiers de la finance aient connu depuis 1945 ; parce qu’elle requiert des évolutions profondes des process et systèmes d’information supports.

En quoi consiste la réforme de la facturation électronique ?

A partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises de taille intermédiaire (ETI) assujetties à la TVA devront pouvoir réceptionner les factures électroniques.

Au 1^er janvier 2025, les factures domestiques devront être émises de façon dématérialisée.

Les factures au formats PDF et papier disparaitront alors au profit de formats structurés.

Pour les entreprises, l’envoi direct de factures aux clients B2B en France ne sera plus possible. Elles devront utiliser des plateformes privées (ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires – PDP) ou le portail public de facturation (PPF) pour déposer et recevoir leurs factures.

Chaque facture (et contenu XML associé) devra comporter à terme 32 données obligatoires à transmettre à l’administration fiscale ; parmi lesquelles le numéro SIREN du vendeur et de l’acheteur, l’option de paiement de la TVA sur les débits et la nature de l’opération (vente, prestation de service, mixte).

L’objectif premier de cette réforme est de lutter contre la fraude fiscale (notamment en matière de TVA) et d’améliorer l’efficience des entreprises.

C’est donc dans ce contexte que Stéphanie Grillon, Alliance Manager chez Parthena Consultant, et notre expert transformation Finances Xavier Dubois Taine ; ont échangé sur les impacts majeurs et structurants de cette réforme, à savoir les impacts et enjeux :

• Sur l’organisation (humaine et gestion des compétences) et les process (revue et optimisation) ;
• Sur la gestion de la Data (exploitation et qualité).

Quels sont les enjeux et les actions à mettre en œuvre pour réussir cette transition ? (Volet organisation et process)

Les entreprises devront revoir leur organisation et leurs process, car :

• Concernant les achats, la facturation électronique va mettre à disposition des entreprises, plus de données, plus rapidement et de façon plus fiable.
• Et pour les ventes, les chaines de facturation devront être adaptées pour alimenter les plateformes.

Donc sur les factures émises, le premier enjeu est de prendre en compte les complexités des process Ventes ; et ceux sur un périmètre élargi. En effet, au-delà du e-invoicing (la facturation électronique), il faut penser au e-reporting, donc aussi à la collecte des informations relatives aux opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (et que les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale). Autrement dit, les opérations de ventes et de prestations de services avec des particuliers ou avec des opérateurs établis à l’étranger (livraisons intra-communautaires, exportations, …).

Pour cela, il faut donc pouvoir identifier toutes les natures d’opérations de ventes dans la chaine de facturation afin d’alimenter la plateforme pour le e-invoicing et le e-reporting ; données qui seront disponibles pour le pré-remplissage de la déclaration de TVA.

Le second enjeu de cette réforme, particulièrement sur les achats, est de réduire les coûts de traitement des facturations reçues. Comme nous l’avons évoqué ci-avant, la facturation électronique accélère et simplifie le traitement de la facture et de fait diminue le coût de la gestion des factures (moins de temps passé sur une facture).  Ceci est bénéfique pour les entreprises sachant qu’actuellement le coût médian de traitement d’une facture est de 6€ par jour pour une facture (pour un volume de 20 000 factures annuel).

Le troisième et dernier enjeu - à moyen terme, sur les deux processus - est de réaliser et pérenniser les gains (gains de temps, de fiabilité, de productivité) :

• A l’aide de mode de travail collaboratif et de pilotage des processus de Ventes adéquats ;
• Permettant de libérer du temps pour réaliser des analyses financières plus qualitatives et optimiser sa trésorerie (anticiper les différents flux).

Pour répondre à ces enjeux, Alenium Consultants a mis en place une méthodologie pour – sur la base du recensement de l’ensemble des cas d’usage – accompagner l’adaptation de vos process au e-invoicing et e-reporting.

Nous nous appuyons sur nos retours d’expérience d’organisation des centres de services partagés et des process de maintenance des systèmes d’information pour identifier les meilleures pratiques dans votre contexte.

Grâce à une coordination étroite avec les acteurs des projets transformation SI, Alenium Consultants est légitime pour informer et former les équipes concernées par cette réforme.

Quel traitement des données mettre en place dans le cadre d’un tel projet ? Et comment en créer de la valeur ? (Volet gestion de la Data)

La réforme de la facturation électronique oblige les entreprises à alimenter les plateformes (PPF, PDP) en données. La qualité de ces dernières est clé pour garantir le routage vers les destinataires des factures de vente.

Actuellement, il peut exister autant de bases de données que de systèmes d’information support et métier dans l’entreprise ; avec des bases construites par succession d’empilement de données. Ceci aboutit à des données souvent incomplètes et hétérogènes.

Cette réforme est donc une formidable opportunité pour les groupes d’entreprises :

• D’enrichir ses données ;
• De partager des mêmes référentiels Tiers unifiés dans l’ensemble des systèmes du groupe ;
• De disposer des informations de qualité sur lesquelles s’appuyer pour proposer des reporting internes fiables (par exemple : le chiffre d’affaires client pour l’ensemble du groupe).

A moyen terme, l’enjeu pour les entreprises est de réussir à pérenniser la qualité des données sur leur cycle de vie dans le but de faire des prédictions, par exemple sur :

• La gestion des approvisionnements ;
• L’évolution d’une relation avec un client/fournisseur ;
• La diminution des coûts cachés et les insatisfactions liées à la non-qualité.

Alenium Consultants vous propose une méthode systémique pour améliorer la qualité de vos données : "Data by Alenium".

A partir d’un outil de Data Visualisation personnalisée, Alenium Consultants instance une démarche successive en trois phases :

• Cartographie des données existantes : définition, identification des structures et localisation, recensement des différents flux ;
• Nettoyage et enrichissement des données de référentiels Tiers : sirétiser, dédoublonner, ajout de données légales, bancaires, etc.
• Mise à disposition des données centralisées des référentiels.

Ces différentes phases vous permettront d’avoir un référentiel Tiers (clients, fournisseurs) propre à l’ouverture du portail. Ainsi, qu’avoir une vue à 360° sur les Tiers et les litiges.

A moyen terme, Alenium Consultants préconise :

• Une révision de l’architecture de vos systèmes d’information, pour y inscrire les outils de gestion de vos référentiels Tiers unifiés.
• La mise en place d’une gouvernance des données.

QUI SOMMES-NOUS ?

Nous accompagnons nos clients dans la conduite de projets stratégiques et organisationnels. Dans ce cadre, nous accompagnons les structures publiques et privées dans la définition et la mise en œuvre de leur transformation.

> Vous souhaitez en savoir plus sur notre proposition d'accompagnement relative à la réforme de la facturation électronique et notre offre "Data by alenium" ? Contactez-nous via notre page Contact.