Dans une organisation, un projet de transformation de système d’informations financier est un enjeu majeur tant il implique l’ensemble des utilisateurs directs et indirects.
L’accompagnement par une Assistance Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) pour la bonne réalisation du projet apporte :
Plusieurs thématiques peuvent alimenter le fil de la réflexion quand une Direction Financière se décide à se lancer dans un projet de transformation de son SI Finance :
Et ce avec la contrainte propre à la Fonction Finance :
Au-delà, il faut se poser également la question de savoir quelle démarche de conduite du changement peut être mise en œuvre de façon concrète et simple.
C’est dans ce contexte que nous avons accompagné de grands acteurs du secteur de l’éducation (groupe Galileo Global Education, Grenoble Ecole de Management, Réseau Compétences & Développement, la Cité internationale Universitaire de Paris, le Ministère de l’Education Nationale) dans leurs projets de transformation de SI Finance.
Nous accompagnons nos clients depuis la phase de l’aide au choix de la future solution, à la phase de déploiement et à la mise en production de la solution.
Phase d’aide au choix et actions de conduite du changement
Le choix d’un nouveau système d’information Finance n’est jamais un exercice facile pour une direction financière, il convient de se poser plusieurs questions, notamment :
Et même si les obligations réglementaires comptables sont prises en charge par les outils du marché (ils sont « certifiés » par un organisme accrédité), il convient de mentionner ces obligations au cahier des charges, en explicitant les modalités de prise en charge attendues : par exemple formats de sortie / restitution des déclarations de TVA et DAS2, etc.
La phase de choix a pour objectif de formaliser les besoins fonctionnels du client et organiser l’appel d’offre. Mais elle est aussi essentielle pour faire la connaissance avec les futurs acteurs sur le projet, pendant les phases de soutenance et démonstration du produit.
La réponse de l’éditeur et de l’intégrateur engage ces derniers à fournir la solution applicative ; avec des fonctions prévues en standard, et des réponses requérant des développements spécifiques (qui doivent faire l’objet d’un chiffrage)
C’est aussi dès cette phase d’aide au choix qu’Alenium met en œuvre une démarche de conduite du changement avec :
Cadrage et conduite du changement
Une fois le choix du couple Editeur – Intégrateur fait, il est très important de cadrer le projet et – dès le début – de bien « embarquer » les différents acteurs du projet.
La phase d’initialisation d’un projet d’ampleur nécessite un cadrage rigoureux des besoins de l’ensemble des utilisateurs :
... pour bien préparer la phase de conception avec l’intégrateur, les équipes projet.
Nous sommes particulièrement vigilant à prendre en compte – dans nos calendriers d’intervention - les contraintes de clôtures des comptes, les travaux de préclôture, les budgets et réévaluations budgétaires, etc.
Nous animons des ateliers de collecte de besoin, des entretiens individuels et collectifs pour approfondir – en repartant des données du Cahier des Charges :
Concernant la conduite de changement, nous mettons en place dès le cadrage, à destination des équipes comptables impliquées sur le :
Nous animons également des ateliers spécifiquement sur la conduite de changement, destinés à :
Au regard de l’impact d’un nouvel outil comptable auprès des équipes de la Direction Financière, nous privilégions une double temporalité pour la transformation de la fonction Finance :
Conception et paramétrage
Une fois la phase de cadrage finalisée (incluant la finalisation des Plans d’Assurance Qualité et Sécurité), l’équipe projet de l’intégrateur anime les ateliers de conception détaillés avec un planning et des ordres du jour bien précis.
L’intégrateur s’appuie sur les livrables des ateliers de cadrage (notamment avec la liste des cas d’usage collectés), sur la présentation de sa solution pré-paramétrée ; pour comprendre très rapidement les problématiques rencontrés par les utilisateurs.
En termes de conduite de changement, nous prolongeons l’animation du Comité Métier, pour :
La fonction Finance est concernée par l’utilisation de la solution en situation de mobilité, sur les validations en premier lieu, des tableaux de bord aussi. Participant fortement à l’expérience utilisateurs, ce pan de conception et paramétrage ne doit surtout pas être négligé, donc pris en charge au même titre que l’ensemble des autres besoins.
Pour donner une dynamique au projet et tenir au mieux les échéances prévues ... et donc accompagner les changements, Alenium a la capacité de prendre en charge certaines actions de réalisation ; tout en assurant une validation par les acteurs clé Finance avant transmission à l’intégrateur.
Recette utilisateurs
A la fin de la phase de conception générale, les équipes comptables - Finance finalisent les informations attendues pour le paramétrage : matrices, dossier de spécification détaillé, spécifications d’interfaces, etc.
La base de recette est paramétrée.
La recette démarre par des sessions de formation aux utilisateurs, et à l’issue de ces sessions de formation nous avons pu animer la phase de recette fonctionnelle et interfaces. Il s’agit d’une phase très importante sur le projet qui doit être bien préparée et planifiée.
Sur les actions de conduite du changement lors de cette phase du projet :
Pour projeter au mieux les recetteurs Finance, il est important d’alimenter la base de recette avec des jeux de données comptables :
Dès la phase Recette, Alenium décline le plan de Communication sous un angle Formation (la formation étant un vecteur de communication) avec :
... Pour permettre aux équipes d’effectuer en toute autonomie un certain nombre de tests. Mais dans une démarche de conduite de changement, Alenium fait le maximum pour rassembler les équipes Finance en présentiel pour les formations ET la recette. L’idée est de favoriser la cohésion entre les acteurs et la capacité à prendre en main la solution ensemble.
Reprise de données et mise en production
La reprise de données est une étape cruciale dans un projet de transformation de SI Finance et la charge de travail est souvent sous-estimée par l’équipe projet. Il convient de dédier une équipe qui s’appuie sur une démarche précise de reprise et sollicite les équipes Finance en cas de besoins. Car les besoins sont importants :
Alenium a pour habitude de proposer, mettre en place et animer un dispositif permettant de fluidifier les échanges entre les équipes métier et l’intégrateur : des référents Finance sont nommés pour traiter les écarts constatés, lors de sessions de travail planifiées, et via un espace Teams & Chat partagé.
Une fois que tous les tests validés, Alenium accompagne le comité de Projet dans la décision de Bascule, dès lors que plus rien ne s’oppose à cette mise en production ; ce qui n’implique pas forcément que tout est terminé sur le projet.
Pour accompagner efficacement une Direction Financière dans son projet de déploiement de SI Finance, l’Assistance Maîtrise d’Ouvrage doit être polyvalente :
L’animation de la conduite de changement nécessite – en plus – d’avoir des qualités d’écoute et de communication pour anticiper et réduire autant que possible les résistances au changement.
Alenium Consultants a su développer avec le temps les outils et la méthodologie innovante de conduite de changement qui est un pilier important sur lequel chaque consultant est formé et à même de concevoir le dispositif le plus adapté à la culture client.
Pour cela les équipes d’Alenium s’appuie sur le Lab :
Nous accompagnons nos clients dans la conduite de projets stratégiques et organisationnels. Dans ce cadre, nous accompagnons les structures publiques et privées dans la définition et la mise en œuvre de leur transformation.
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