Comment accompagner les acteurs de la direction financière dans un projet de transformation de SI finance ?

Dans une organisation, un projet de transformation de système d’informations financier est un enjeu majeur tant il implique l’ensemble des utilisateurs directs et indirects.

L’accompagnement par une Assistance Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) pour la bonne réalisation du projet apporte :

  • Une double connaissance Métier de la fonction Finance et Systèmes d’Informations support,
  • Un appui au pilotage du projet jusqu’au déploiement ; et surtout,
  • La mise en place d’une démarche concrète de conduite de changement.

Les questions que se posent nos clients

Plusieurs thématiques peuvent alimenter le fil de la réflexion quand une Direction Financière se décide à se lancer dans un projet de transformation de son SI Finance :

  • Quel choix de système correspond le mieux à nos besoins : avec l’existence sur le marché de nombreuses solutions, pour toutes formes d’organisation et besoins utilisateurs ?
  • Quelles sont les ressources mobilisables à temps plein et/ou partiel sur la durée du projet, … ?
  • Quel budget, quel planning (échéances, contraintes), … ?

Et ce avec la contrainte propre à la Fonction Finance :

  • Maintenir la production de l’Information Financière (comptable et réglementaire, mais aussi budgétaire et de gestion) pendant la durée des travaux,
  • Reprendre les données financières avec exactitude, sur l’année en cours (pour produire une information exacte et exhaustive), et une voire plusieurs années antérieures (pour assurer les comparaisons).

Au-delà, il faut se poser également la question de savoir quelle démarche de conduite du changement peut être mise en œuvre de façon concrète et simple.

C’est dans ce contexte que nous avons accompagné de grands acteurs du secteur de l’éducation (groupe Galileo Global Education, Grenoble Ecole de Management, Réseau Compétences & Développement, la Cité internationale Universitaire de Paris, le Ministère de l’Education Nationale) dans leurs projets de transformation de SI Finance.

Nos missions d’accompagnement au plus près des acteurs

Nous accompagnons nos clients depuis la phase de l’aide au choix de la future solution, à la phase de déploiement et à la mise en production de la solution.

Phase d’aide au choix et actions de conduite du changement

Le choix d’un nouveau système d’information Finance n’est jamais un exercice facile pour une direction financière, il convient de se poser plusieurs questions, notamment :

  • Quels sont les besoins réels (cas d’Usage), ceux essentiels versus ceux plus accessoires ?
  • Quelles sont les perspectives d’évolutions à venir qu’il faut déjà prendre en compte ?
  • Quels sont les points de complexité des opérations comptables et financières sur le secteur d’activité, ou encore la prise en charge de la volumétrie des données, les enjeux d’efficience ?
  • Y a-t-il des contraintes techniques (intégration y compris référentiels) par rapport aux systèmes d’informations existants et ceux à venir ?

Et même si les obligations réglementaires comptables sont prises en charge par les outils du marché (ils sont « certifiés » par un organisme accrédité), il convient de mentionner ces obligations au cahier des charges, en explicitant les modalités de prise en charge attendues : par exemple formats de sortie / restitution des déclarations de TVA et DAS2, etc.

La phase de choix a pour objectif de formaliser les besoins fonctionnels du client et organiser l’appel d’offre. Mais elle est aussi essentielle pour faire la connaissance avec les futurs acteurs sur le projet, pendant les phases de soutenance et démonstration du produit.

La réponse de l’éditeur et de l’intégrateur engage ces derniers à fournir la solution applicative ; avec des fonctions prévues en standard, et des réponses requérant des développements spécifiques (qui doivent faire l’objet d’un chiffrage)

C’est aussi dès cette phase d’aide au choix qu’Alenium met en œuvre une démarche de conduite du changement avec :

  • Organisation rigoureuse des démonstrations et soutenance : ordre du jour, présentation des Cas d’Usage clé / structurants pour le client,
  • Participation élargie tant côté client qu’intégrateur,
  • Critères élargis d’analyse : réponses fonctionnelles, ergonomie vue par les utilisateurs ; mais aussi perception de l’équipe d’intégration...,
  • Débriefing à chaud des soutenances, verbatims,
  • Partage des propositions de conclusions avant remontée en Comité de Pilotage pour décision / choix de la solution SI retenue

Cadrage et conduite du changement

Une fois le choix du couple Editeur – Intégrateur fait, il est très important de cadrer le projet et – dès le début – de bien « embarquer » les différents acteurs du projet.

La phase d’initialisation d’un projet d’ampleur nécessite un cadrage rigoureux des besoins de l’ensemble des utilisateurs :

  • Les équipes de la direction comptable et du contrôle de gestion,
  • Des représentants de la Direction Informatique,
  • Mais aussi les membres du Comité de Pilotage, le Sponsor du projet.

... pour bien préparer la phase de conception avec l’intégrateur, les équipes projet.

Nous sommes particulièrement vigilant à prendre en compte – dans nos calendriers d’intervention - les contraintes de clôtures des comptes, les travaux de préclôture, les budgets et réévaluations budgétaires, etc.

Nous animons des ateliers de collecte de besoin, des entretiens individuels et collectifs pour approfondir – en repartant des données du Cahier des Charges :

  • Les irritants de l’ancienne solution,
  • Les cas d’usage détaillés : cas concrets, avec toutes ses occurrences y compris les restitutions ; pour exprimer auprès de l’intégrateur des besoins précis,
  • La vue sur les process existants et la projection vers la cible.

Concernant la conduite de changement, nous mettons en place dès le cadrage, à destination des équipes comptables impliquées sur le :

  • Une communication auprès de l’ensemble des parties prenantes au projet : construction d’un kit de communication (Newsletter, supports numériques de communication, …) utilisé et mis à jour tout au long du projet.
  • Des échanges renforcés avec les acteurs Finance clé pour les motiver et les accompagner dans les travaux quotidiens du projet :
    • Comité Métier hebdomadaires faisant le point sur les ateliers menés et instructions résiduelles
    • Y compris suivi des actions à réaliser, de leur avancement

Nous animons également des ateliers spécifiquement sur la conduite de changement, destinés à :

  • Sensibiliser et mettre en place les bonnes pratiques et règles permettent d’améliorer significativement la qualité des échanges
  • Contribuer à la création de dynamiques collaboratives fortes tout au long du projet.

Au regard de l’impact d’un nouvel outil comptable auprès des équipes de la Direction Financière, nous privilégions une double temporalité pour la transformation de la fonction Finance :

  • Adaptation des Process Order to Cash, Purchase to Pay, etc. aux fonctionnalités (les plus en standard possible) de la solution Finance à déployer,
  • Puis, après appropriation de la solution Finance, refonte organisationnelle et des Process Finance plus approfondie, en vue de l’alignement plus complet sur les enjeux et objectifs stratégique de l’Entreprise.

Conception et paramétrage

Une fois la phase de cadrage finalisée (incluant la finalisation des Plans d’Assurance Qualité et Sécurité), l’équipe projet de l’intégrateur anime les ateliers de conception détaillés avec un planning et des ordres du jour bien précis.

L’intégrateur s’appuie sur les livrables des ateliers de cadrage (notamment avec la liste des cas d’usage collectés), sur la présentation de sa solution pré-paramétrée ; pour comprendre très rapidement les problématiques rencontrés par les utilisateurs.

En termes de conduite de changement, nous prolongeons l’animation du Comité Métier, pour :

  • Entretenir la communication avec les acteurs clé Finance,
  • Affecter les actions sur le projet, suivre leur réalisation,
  • Qualifier et solutionner les difficultés rencontrées, échanger avec les autres parties prenantes au projet.

La fonction Finance est concernée par l’utilisation de la solution en situation de mobilité, sur les validations en premier lieu, des tableaux de bord aussi. Participant fortement à l’expérience utilisateurs, ce pan de conception et paramétrage ne doit surtout pas être négligé, donc pris en charge au même titre que l’ensemble des autres besoins.

Pour donner une dynamique au projet et tenir au mieux les échéances prévues ... et donc accompagner les changements, Alenium a la capacité de prendre en charge certaines actions de réalisation ; tout en assurant une validation par les acteurs clé Finance avant transmission à l’intégrateur.

Recette utilisateurs

A la fin de la phase de conception générale, les équipes comptables - Finance finalisent les informations attendues pour le paramétrage : matrices, dossier de spécification détaillé, spécifications d’interfaces, etc.

La base de recette est paramétrée.

La recette démarre par des sessions de formation aux utilisateurs, et à l’issue de ces sessions de formation nous avons pu animer la phase de recette fonctionnelle et interfaces. Il s’agit d’une phase très importante sur le projet qui doit être bien préparée et planifiée.

Sur les actions de conduite du changement lors de cette phase du projet :

  • Nous cherchons des créneaux assurant la meilleure disponibilité des équipes Finance (ce qui peut être complexe en période de clôture, lors des travaux de reprise des données ...)
  • Nous mettons en place un planning de sessions de recette par module avec chacun des utilisateurs

Pour projeter au mieux les recetteurs Finance, il est important d’alimenter la base de recette avec des jeux de données comptables :

  • A partir d’extract du précédent SI comptable (données référentielles principalement),
  • Issus des applications amont au SI Finance (surtout les données transactionnelles).

Dès la phase Recette, Alenium décline le plan de Communication sous un angle Formation (la formation étant un vecteur de communication) avec :

  • Un planning de recette par demi-journée,
  • Des synopsis des formations et contenus des supports de formation,

... Pour permettre aux équipes d’effectuer en toute autonomie un certain nombre de tests. Mais dans une démarche de conduite de changement, Alenium fait le maximum pour rassembler les équipes Finance en présentiel pour les formations ET la recette. L’idée est de favoriser la cohésion entre les acteurs et la capacité à prendre en main la solution ensemble.

Reprise de données et mise en production

La reprise de données est une étape cruciale dans un projet de transformation de SI Finance et la charge de travail est souvent sous-estimée par l’équipe projet. Il convient de dédier une équipe qui s’appuie sur une démarche précise de reprise et sollicite les équipes Finance en cas de besoins. Car les besoins sont importants :

  • Définir une stratégie de reprise de données,
  • Récupérer, analyser et nettoyer les données existantes dans l’ancien SI Finance ; et ce assez en amont sur le projet car ces travaux sont consommateurs en temps,
  • Charger et tester les données dans la nouvelle solution, traiter les anomalies et rejets : problématiques de transcodage sur les codes des tiers, les journaux, les comptes de banques....

Alenium a pour habitude de proposer, mettre en place et animer un dispositif permettant de fluidifier les échanges entre les équipes métier et l’intégrateur : des référents Finance sont nommés pour traiter les écarts constatés, lors de sessions de travail planifiées, et via un espace Teams & Chat partagé.

Une fois que tous les tests validés, Alenium accompagne le comité de Projet dans la décision de Bascule, dès lors que plus rien ne s’oppose à cette mise en production ; ce qui n’implique pas forcément que tout est terminé sur le projet.

Conclusion

Pour accompagner efficacement une Direction Financière dans son projet de déploiement de SI Finance, l’Assistance Maîtrise d’Ouvrage doit être polyvalente :

  • Disposer de la connaissance des process Finance dans le contexte sectoriel de son client ET
  • Avoir des compétences techniques variées, telles que requises sur ces projets de déploiement et d’intégration de solutions SI
  • De préférence disposer déjà de connaissances sur l’applicatif retenu par son client.

L’animation de la conduite de changement nécessite – en plus – d’avoir des qualités d’écoute et de communication pour anticiper et réduire autant que possible les résistances au changement.

Alenium Consultants a su développer avec le temps les outils et la méthodologie innovante de conduite de changement qui est un pilier important sur lequel chaque consultant est formé et à même de concevoir le dispositif le plus adapté à la culture client.

Pour cela les équipes d’Alenium s’appuie sur le Lab :

  • Pour toujours être en anticipation des évolutions de nos secteurs
  • Pour apporter à nos clients le meilleur des méthodes, outils et solutions technologiques pour réussir les transformations de demain
  • Pour que chaque Consultant s’enrichisse lors de son parcours chez Alenium

QUI SOMMES-NOUS ?

Nous accompagnons nos clients dans la conduite de projets stratégiques et organisationnels. Dans ce cadre, nous accompagnons les structures publiques et privées dans la définition et la mise en œuvre de leur transformation.

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