Private Equity & back office : la voie de l'externalisation

A la différence des titres cotés (dont la gestion post-marché est largement externalisée), les activités de back-office du non coté restent encore assurées par les investisseurs eux-mêmes. Cependant, les grands acteurs du métier titres offrent des solutions pertinentes. Contraintes budgétaires croissantes, complexification des règles du marché, nécessité de gestion des compétences : les directions opérationnelles du secteur financier/assurantiel doivent réhausser leurs exigences. Le Private Equity n’échappe pas à cette règle et peut trouver dans l’externalisation des services une réponse à ses questions.

Le Private Equity : un marché porteur aux contraintes réglementaires croissantes

Avec des levées de capitaux ayant doublé entre 2012 et 2015, atteignant 10,7 mds d’euros en 2015 (source : AFIC), le secteur reste dynamique. En parallèle de l’augmentation des volumétries et du nombre d’acteurs en jeu, de nombreux défis ont vu le jour pour les acteurs du Private Equity : Solvabilité 2, AIFM, Dodd Franck Act, complexification des marchés financiers etc… Par ailleurs, ce métier a progressé dans l’outillage de ses processus avec le déploiement de progiciels dédiés, comme e-Front, mais la taille limitée des back-offices et l’exemple réussi de la conservation de titres, déjà largement externalisée, milite pour plus d’externalisation.

En effet, pour répondre à ces nouvelles obligations et aux enjeux métier de qualité de service, toutes les sociétés du secteur n’ont pas pu ou n’ont pas voulu étoffer leurs services de middle et back office et se sont alors tournées vers l’externalisation partielle ou complète de ces branches d’activités. Cette tendance a été initiée depuis plusieurs années avec le renforcement des offres « non côtées » des grands teneurs de compte-conservateur, comme CACEIS, BNPPSS et SGSS, qui apporte en effet une réponse de plus en plus prisée par les acteurs du secteur.

L'externalisation : une réponse adaptée aux besoins actuels et futurs du back-office

L’externalisation du back office dans le Private Equity, dont la gestion prend une part croissante dans la performance globale des fonds d’investissement, répond à de multiples enjeux :

  • la réorientation des ressources vers des tâches d’analyse ;
  • l’industrialisation de l’activité de back office (la faible industrialisation actuelle des traitements étant notamment due à la faible taille des acteurs et à l’absence de standardisation des flux) ;
  • la professionnalisation du back office avec des effectifs dédiés à cette activité et bénéficiant d’une expérience multi clients (plus riche en problématiques) dans un contexte d’éclatement de la chaîne de valeur dans le secteur financier et de sécurisation des processus de la chaine de production.

Les bénéfices retirés pour une société du secteur faisant le choix de l’externalisation sont multiples :

  • Gains en ETP : le premier bénéfice d’une externalisation est la délégation indirecte d’effectifs dédiés à l’activité externalisée.
  • Gains qualitatifs et quantitatifs : en ayant recours à une entreprise spécialisée dans la gestion du back office, le client bénéficie du travail de personnels spécialisés et dédiés, d’un échange et d’un transfert de connaissances, accroissant ainsi la qualité de la production et la quantité de données traitées. De plus, l’externalisation est souvent l’occasion de remettre à plat et d’optimiser une partie des processus et modes opératoires pour gagner en efficience.
  • Concentration des équipes internes sur des travaux à plus forte valeur ajoutée : confier cette activité à un délégataire permet ainsi de concentrer davantage ses effectifs sur les opérations clés et sur la gestion d’actifs.
  • Economies d’échelle : les progrès et les outils mis en place pour un des clients du délégataire profitent à tous les clients. Le bénéfice est ainsi obtenu à moindre coût et les gains sont décuplés.
  • Adaptation facilitée aux nouvelles règlementations bancaires / assurantielles : l’externalisation permet de bénéficier du travail d’effectifs spécialisés et par conséquent formés et adaptés à toute nouvelle réglementation du secteur.

Réussir son externalisation : 6 points clés - par notre cabinet de consulting.

L’externalisation doit à la fois être cadrée et opérée dans une approche collaborative afin d’assurer une compréhension optimale des besoins, des attentes et  des contraintes :

  1. Comme pour tout projet structurant, l’expression et l’analyse des besoins ainsi que le cadrage sont fondamentaux pour élaborer une réponse adaptée au mieux aux besoins des acteurs.
  2. Le choix d’externalisation doit s’accompagner d’un appel d’offre structuré reposant une description claire des enjeux, des objectifs recherchés et des besoins. Le périmètre métier doit être ainsi bien défini, l’entreprise pouvant conserver en interne des processus clés. Elle doit y consacrer le temps et l’énergie adéquate, avec si possible un processus formalisé et du temps pour rencontrer les acteurs, challenger leurs offres et obtenir des conditions favorables sur les points clés, y compris tarifaires.
  3. L’externalisation d’un back office nécessite une refonte ou tout du moins une adaptation profonde des processus de production pour s’adapter à la participation d’une entreprise externe aux activités. Cette refonte doit répondre aux exigences de qualité de la société (voire à les améliorer) mais il est primordial d’y inclure le prestataire dès le début des travaux dans une démarche collaborative. Cette approche permettra d’une part qu’il s’approprie les nouveaux processus en amont et d’autre part de nouer des contacts avant même le début de la collaboration. Un descriptif de type SIPOC (Supplier Input Process Output Customer) dans le cadre d’une approche Lean Six Sigma permet d’obtenir un rendu optimal.
  4. L’impact sur les systèmes d’information doit lui aussi être abordé dès le début des travaux. Cette étape peut donner lieu au choix d’un nouveaux SI (ou à sa mise à jour), la mise en place d’un web access sécurisé etc… Les tests et autres recettes des solutions SI qui seront adoptées seront primordiaux.
  5. Les modalités de bascule et leur bonne coordination sont également le gage d’une transition optimale. Elles permettront une transition sans heurt et d’empêcher la perte de données.
  6. La sécurisation des processus et de l’ensemble de la collaboration passe par une contractualisation via un contrat de service (« Service Level Agreement » ou SLA) complet permettant de garantir et contrôler l’ensemble de la collaboration. Ce contrat de service doit faire l’objet de négociations sur les points structurants dès la phase de choix d’un prestataire. L’obtention d’une version complète et aboutie du document, dont la rédaction prend du temps, peut être décalée jusqu’à la bascule. Le pilotage du délégataire dans le cadre de ce contrat (mise en place de contrôles qualité, élaboration de KPI, installation d’une comitologie de suivi…) sont des éléments indispensables pour garantir une qualité optimale de la prestation et pérenniser la relation professionnelle dans le cadre d’un partenariat.

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