Le registre des copropriétés, portail web qui permet l’immatriculation des 800.000 copropriétés de France est ouvert depuis le début du mois de novembre. Retours d’expérience sur ce projet réalisé selon la méthode agile, au sein duquel Alenium Consultants est intervenu sur le terrain de l'assistance à maîtrise d’ouvrage dans une démarche de conduite du changement.
Inscrite dans la loi ALUR du 24 mars 2014, la création d’un registre des copropriétés permettra aux 800.000 copropriétés de France d’être immatriculées, par les syndics, entre le 02/11/2016 et le 31/12/2018 (progressivement, selon leur taille) ainsi que par les notaires pour les copropriétés créées après le 1er janvier 2017.
Via une démarche d’immatriculation 100% en ligne et dématérialisée, le registre des copropriétés permettra à terme :
Le Ministère du Logement et de l’Habitat Durable, avec l’appui du teneur du Registre des copropriétés, l’Agence Nationale pour l’Habitat, a choisi de réaliser le portail internet selon une méthode « agile » pour garantir une efficacité des travaux dans des délais contraints.
Le site a ainsi été conçu et réalisé en 6 mois, ce qui a permis de tenir les délais, de réaliser une phase pilote avec une première version fonctionnelle de l’outil et de répondre aux contraintes législatives. Elle s’est traduite concrètement par le découpage du calendrier du projet en 7 « sprints » de 3 semaines, véritables petites courses de fond, organisés chacun autour des fonctionnalités clefs du futur portail internet.
La méthode agile permet une totale imbrication de l’ensemble des travaux du projet : la conception des fonctionnalités, les développements, et leurs tests.
Ainsi, le développement de la fonctionnalité du sprint N est parallélisé avec l’expression de besoins et la conception des fonctionnalités du sprint N+1 et les tests des développements du sprint N-1.
L’imbrication des travaux invite à une collaboration étroite de l’ensemble de l’équipe projet et un décloisonnement des travaux. En outre, son succès est sous-tendu par une gestion de projet réactive. Si elle offre des moyens d’ajustements et d’amélioration continue, la méthode agile nécessite surtout une organisation documentée et un pilotage fin des travaux dont les séquencements sont parallélisés : plus on court, mieux on est entraînés !
Lors de la conception des éléments du site internet une attention forte a été apportée à l’ergonomie et au graphisme des pages, des formulaires de création de compte et d’immatriculation. Avec l’appui de notre partenaire, Le contact Moderne, nous avons organisé des ateliers de briefs créatifs et d’ergonomie, aboutissant à ordonner le site autour des ses principaux utilisateurs, « les représentants légaux de copropriétés », « les notaires », « les institutionnels », « le grand public » ; afin de faciliter la prise en main du portail internet, et une navigation agréable (création d’icônes, de logotype, d’une cohérence graphique).
Afin de s’assurer de la solidité du site internet et de la qualité de l’ergonomie, une phase pilote a été organisée cet été sur le territoire de la métropole du Grand Lyon, permettant aux télédéclarants d’immatriculer des copropriétés en condition réelle, à la fois via la saisie directe des données et via le transfert automatique à partir des logiciels de gestion.
Un bilan de la phase pilote a été réalisé à travers un questionnaire d’enquête en ligne et une réunion de retours utilisateurs, permettant d’apporter d’ultimes ajustements à l’outil pour favoriser sa bonne utilisation, avant sa mise en service nationale.
La nature du projet, disposition clef de la loi ALUR a mis au premier plan les éléments de conduite du changement, en raison de plusieurs éléments :
Un intérêt particulier a été apporté à la documentation utilisateurs présente sur le site : à la fois simples et brèves, des fiches mémos illustrées accompagnent les utilisateurs dans leur appréhension de l’outil, pour la collecte des données et pour les formalités d’immatriculation en tant que telles.
Chaque donnée souhaitée est expliquée par une info-bulle. Une foire aux questions, riche, permet une réponse immédiate aux interrogations des utilisateurs.
Des interfaces entre le Registre des copropriétés et d’autres services de l’administration (SGMAP, IGN) permettent de renseigner automatiquement les données professionnelles des syndics à partir de leur SIRET et la saisie prédictive des adresses des copropriétés, directement géolocalisées : l’automatisation permet à la fois des démarches simplifiées et une meilleure qualité des renseignements et des données saisies.
Pour davantage encore faciliter la saisie des données d’immatriculation par les syndics, les éditeurs de logiciel de gestion de syndics ont été associés au projet de façon à créer, via des webservices, un transfert automatique des données des logiciels de gestion vers le registre des copropriétés, et ainsi permettre une réalisation rapide des immatriculations.
Deux séminaires éditeurs ont été organisés, en mars pour présenter le projet, et en octobre pour connaître les avancées et s’assurer de leur disponibilité pour l’ouverture nationale du registre. Un avancement des travaux des éditeurs de logiciel est régulièrement réalisé. Une plateforme de test leur permet de s’assurer de la compatibilité de leurs outils avec le registre et une assistance métier et technique a été mise en place.
A l’occasion de la phase pilote du registre des copropriétés, il a d’ailleurs été confirmé la qualité technique du site du registre des copropriétés et sa bonne ergonomie : les retours font état d’un délai moyen de 20 à 30 minutes pour réaliser une immatriculation, ce qui comprend également la collecte des données demandées.
Des éléments d’informations à destination des acteurs projets (membres du comité de pilotage, et éditeurs de logiciels) ont été publiés au travers d’articles tout au long du projet sur un site d’informations créés pour l’occasion et actualisés régulièrement.
Afin de faire connaître le registre, des éléments de communication ciblés ont été réalisés tout au long du projet : plaquettes, dépliants, mémos utilisateurs, ainsi qu'un atelier presse et une vidéo courte et animée, de même que la participation à des salons professionnels, ont permis sur l’ensemble des supports, de toucher les cibles du projet et d’informer les syndics des échéances légales et de la création du site.
Une nouvelle phase de conception s’ouvre désormais. Il s’agit d’exploiter les données renseignées afin de créer un annuaire grand public et de permettre aux pouvoirs publics de cibler les copropriétés en situation de fragilité.
En conclusion :
Souplesse, réactivité, bonne coordination des équipes et capitalisation sur les retours des utilisateurs, ont permis à ce projet décliné selon la méthode agile, d’aboutir dans les délais et de permettre aux copropriétés de France de pouvoir être immatriculées, dès le 2 novembre 2016.
Rendez-vous dès à présent sur www.registre-coproprietes.gouv.fr!
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