À l’ère du tout numérique et du Big Data, les entreprises génèrent quotidiennement de plus en plus de données ce qui peut vite devenir un défi en matière de gestion et d'analyse, en particulier pour disposer d’une vision à 360° sur les activités avec les tiers.

Fort de ses expériences dans l’accompagnement des Directions Financières dans leurs projets de transformation de SI Finance, l’équipe d'Alenium Consultants vous propose sa nouvelle offre de services DATA by Alenium, une offre complète de gestion de vos Tiers.

Data By Alenium, une solution et un accompagnement pour mettre le Data Management de vos référentiels tiers au cœur de votre organisation !

Mais qu’est-ce que le Data Management ?

Le Data Management est l’ensemble des pratiques qui visent à assurer une bonne gestion des données au sein d’une organisation, et ceci à chaque étape de leur cycle de vie :

L’enjeu du Data Management est de garantir dans le temps la qualité et la disponibilité des données de l’entreprise. En effet, il est primordial que les informations, en particulier les données référentielles sur l’ensemble de leur cycle de vie, :

• Ne soient pas erronées, en doublon et/ou incomplètes ;
• Se maintiennent à un niveau de qualité élevé ;
• Soient disponibles dans votre organisation, au sein des applicatifs SI qui en ont besoin.

Pourquoi il est urgent de disposer de référentiels tiers « propres » !

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique ainsi que du Reporting électronique (de toutes les transactions de Vente et d’Achat).

Ces obligations, déclinées par taille d’entreprise (GE, ETI, PME/TPE) toucheront une grande majorité d’entre elles – les ETI, les TPE et PME - dès :

• Le 1er juillet 2024 pour la réception des factures de leurs fournisseurs
• Le 1er janvier 2025 – pour les ETI voire avant si vos clients vous le demandent - pour l’émission des factures de Ventes.

... et ce en passant par une plateforme d’échange des documents dématérialisés :

• PPF : Plateforme publique de facturation proposée par l’État
• PDP : Plateforme de dématérialisation partenaire

Et cela requiert la complétude et l’unicité des données de tous les tiers (Clients et Fournisseurs) de votre organisation pour :

• Disposer de toutes les informations attendues par la plateforme et éviter le risque de non-rapprochement des factures reçues des fournisseurs, ou de factures de ventes non distribuées aux clients ;
• Avoir constamment des données à jour, et notamment suivre les changements de Siret (en cas de déménagement, de transfert de siège social, etc.) ;
• Mettre en place une base de données unique de vos référentiels tiers, portée par une gouvernance adéquate de ces données pour avoir une meilleure garantie de qualité des données, et rendre ainsi possible une analyse à 360° sur les activités de chacun de vos clients et fournisseurs.

Se préparer à ces évolutions - par un travail en amont sur vos référentiels tiers - est donc impératif pour éviter des dysfonctionnements dans vos futurs processus Achats et Ventes, et simplifier aussi la production des e-Reporting.

Pour répondre à votre besoin, Alenium vous propose sa solution !

DATA by Alenium est une offre d’accompagnement - s’appuyant sur une plateforme de datavisualisation et de gestion de référentiels - pour :

• Collecter, stocker et traiter vos bases de données référentielles de manière efficace et intuitive;
• Piloter votre Master Data Management.

Pour la (re)construction de vos bases de données référentielles, la plateforme offre une variété de fonctionnalités pour mettre en œuvre efficacement les travaux à réaliser, en particulier :

• Intégrer des données provenant de sources multiples et variées;
• Analyser, nettoyer et enrichir des données, ainsi que produire des tables de transcodification afin de migrer les données et unifier les référentiels ;
• Disposer d’une interface utilisateur conviviale pour visualiser et exploiter les données ;
• Le tout sur vos propres serveurs ou en mode SaaS, à votre convenance.

Vous appuyer sur nos services, c’est aussi bénéficier en amont et en aval des travaux sur la plateforme :

• De notre expertise pour qualifier et organiser vos données dans le cadre de votre schéma applicatif SI : à partir de votre existant applicatif, vous proposer des schémas cibles SI et des scénarios de déploiement ;
• De nos compétences dans la définition et la mise en place de la gouvernance de vos données sur leur cycle de vie.

À l’issue de ces travaux, la plateforme utilisée est aussi disponible pour servir de solution de Master Data Management avec :

• Le maintien des fonctions de mise à jour des données sur vos référentiels tiers ;
• Une interface utilisateur connectée pour la création de nouveaux tiers, garantissant qu’il n’y aura pas de doublons et proposant un enrichissement automatisé de certaines données ;
• Des API pour standardiser et simplifier le partage du référentiel unique avec les outils métiers ayant besoin de cette base Tiers ;
• Des fonctions de Gouvernance des données des Clients et Fournisseurs, sur les étapes de leur cycle de vie.

« Plus qu’un simple outil de gestion, un véritable service pour progresser durablement dans la maîtrise de vos données référentielles ».

Quelle coordination avec votre projet RFE ?

• Il convient de travailler en lien avec votre intégrateur, votre équipe Finance et la DSI pour nous coordonner avec vos autres projets RFE, leurs plannings et leurs jalons.
• Une implication des équipes comptables, Achats, Administration des ventes, etc. et de la DSI nécessaire pour la réalisation de nos travaux. La coordination doit aussi être vigilante à la sollicitation des collaborateurs sur l’ensemble des projets.

À qui s’adresse notre service DATA by Alenium ?

Notre service s’adresse à l’ensemble des organisations, ETI, associations, etc. qui souhaitent unifier, (re)construire et mieux partager leurs référentiels tiers.

Cette finalité prend toute son importance dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique qui requiert des référentiels tiers “propres” pour garantir le bon fonctionnement avec la plateforme d’envoi et de réception des factures ainsi que de la qualité du e-Reporting.

Nos services s’inscrivent en coordination avec l’intégrateur de votre SI Finance, dans le cadre d’une montée de niveau de son SI Finance, voire d’un changement de SI Finance.

Quels sont les délais de réalisation (estimés) jusqu’à l’obtention de référentiels propres ?

Notre service Data by Alenium se déroule sur 11 semaines, selon le nombre de référentiels et du volume des données des tiers à traiter :

Quels sont les délais de réalisation pour définir le dispositif pérenne de gouvernance de vos données ?

Dès lors que les référentiels tiers sont disponibles, les questions suivantes se posent :

• Quel schéma cible applicatif permettant leur partage ?
• Quelle gouvernance des tiers à moyen-long terme ?

Nous vous proposons de réaliser une démarche de Schéma Directeur des SI sur le périmètre des référentiels tiers pour :

• Proposer des schémas cibles d’organisation de vos référentiels ;
• Bâtir des scénarios de mise en place de ces schémas.

Grâce à l’offre Data by Alenium, la solution est de prolonger l’utilisation de la plateforme proposée pour porter et gérer les référentiels « maîtres » et donc de « connecter » ce Master Data Management avec les applicatifs SI devant s’appuyer sur ces référentiels.

D’autres schémas sont envisageables, notamment celui de rester adossé aux référentiels tiers de votre SI Finance après réalimentation de ce dernier par des données unifiées et complètes.

Comment avancer ensemble maintenant ?

Vous souhaitez en savoir plus sur notre offre Data by Alenium ou sur la façon dont nous pouvons vous accompagner dans le cadre de la réforme relative à la facturation électronique ?

Prenons RDV ensemble pour comprendre votre contexte, vous proposer les meilleurs dispositif et timing et vous coordonner avec vos autres projet Finance & RFE.

Notre priorité : Faire aboutir votre projet Data !

QUI SOMMES-NOUS ?

Nous accompagnons nos clients dans la conduite de projets stratégiques et organisationnels. Dans ce cadre, nous accompagnons les structures publiques et privées dans la définition et la mise en œuvre de leur transformation.

> Vous souhaitez en savoir plus sur notre proposition d'accompagnement relative à la réforme de la facturation électronique et notre offre "Data by Alenium" ? Contactez-nous via notre page Contact.