Document central de la stratégie des établissements publics, le projet d’établissement -ou de service- définit les ambitions, objectifs et moyens mis en œuvre par un établissement afin de dessiner, pour les prochaines années à venir, sa trajectoire d’évolution. La portée de ce document peut toucher tant à la structuration interne de l’établissement qu’à l’écosystème au sein duquel il évolue.

Consciente de l’enjeu stratégique et organisationnel lié à un tel projet, et soucieuse de construire un document aux ambitions partagées, l'Instance nationale d'un réseau de chambres consulaires a choisi Alenium Consultants pour l’accompagner dans l’élaboration de son projet d’établissement.

Pour faire de ce projet une réussite, Alenium a porté auprès de l’instance national les convictions que sont l’affirmation des valeurs, la co-construction et la mobilisation adéquate des moyens mis à disposition. Retour sur la démarche engagée.

Affirmer ses valeurs pour mieux élaborer sa stratégie

La réussite d’un projet d’établissement ou de service se construit dès sa phase d’initialisation. Il s’agit en effet d’amener l’établissement à effectuer un premier état des lieux. Cette « photographie » de la situation permet, en amont de la formalisation du projet, de s’accorder sur l’essence des missions de l’établissement pour en dégager les axes d’évolution.

Plusieurs thématiques peuvent alimenter le fil de la réflexion :

• A quoi l’établissement œuvre-t-il : quelle est sa raison d’être, quelles sont ses missions, quelle est sa valeur ajoutée dans son écosystème… ?
• Comment décrire l’établissement aujourd’hui : comment fonctionne-t-il, avec quels moyens, quelles sont ses forces, quels sont les irritants… ?
• Quelles ambitions l’établissement souhaite-t-il porter : sur quelles activités se projette-t-il, quelles réussites souhaite-t-il célébrer… ?

Pour accompagner notre client dans cette étape, nous avons mis en place une approche fortement mobilisatrice, permettant un retour d’expérience le plus large et complet possible.

Entretiens individuels, entretiens collectifs, enquêtes en ligne, ateliers par groupe de collaborateurs, mobilisation de l’ensemble des statuts hiérarchiques… la diversité des moyens de recueil des retours a constitué un élément central de la démarche engagée.

La richesse du besoin recueilli par Alenium Consultants a permis à l’établissement de :

• Cartographier ses forces, ses réussites mais également ses fragilités
• Eriger les volets de son évolution pour les trois années à venir
• Fédérer ses équipes autour d’une ambition commune pour l’établissement

A la clé de cette phase : des valeurs communes affirmées et des ambitions de réussite partagées, socle de l’orientation stratégique et organisationnelle de l’établissement pour demain.

Co-construire les axes de transformation

Les axes d’évolution présentés au sein d’un projet d’établissement ou de service constituent la trajectoire de l’établissement pour atteindre ses ambitions.

La réussite de cette trajectoire dépend de la capacité des équipes à s’approprier la transformation. La mobilisation de l’ensemble des collaborateurs doit ainsi être maintenue tout au long de cette phase.

Pour garantir la formalisation d’un projet d’établissement cohérent, répondant aux enjeux soulevés et pertinent pour l’ensemble des agents, Alenium Consultant a soutenu la mise en place d’une démarche de co-construction des axes de transformation. Cette démarche s’est notamment appuyée sur :

• Des ateliers d’approfondissement des besoins, mobilisant un nombre significatif d’agents pour chacun des volets de la transformation escomptée
• La mise en place d’un fonctionnement avec des référents métiers, garants de l’adéquation du projet aux enjeux quotidiens des services
• L’instauration d’une méthodologie de formalisation du projet par itération, permettant un ciblage précis des points de transformation

La co-construction de la transformation est ainsi un principe déterminant dans la réussite d’un projet d’établissement ou de service. Favoriser l’échange tout au long de la réflexion, avec agilité et transparence, permet d’identifier les leviers de succès les plus pertinents.

Organiser les moyens au service de ses ambitions

La réussite d’un projet d’établissement ou de service peut enfin être mesurée à la capacité de mise en œuvre des moyens pour répondre à la volonté de changement.

Selon l’envergure de la transformation engagée, un aménagement de l’organisation peut être envisagé. Alenium a ainsi accompagné l’instance national d'un réseau de chambes conculaires dans la définition d’une organisation interne permettant de mieux répondre à ses enjeux stratégiques. Cet accompagnement a notamment permis :

• Une mise en cohérence renforcée du fonctionnement de l’établissement avec la situation cible visée
• Une optimisation des moyens de mobilisation des ressources au regard des objectifs et indicateurs définis
• Une intégration des leviers de succès au sein même de l’organisation, pour un établissement pleinement acteur de sa réussite

La mobilisation des moyens, telle que présentée au sein du projet d’établissement, n’est pas limitée à une réflexion organisationnelle. Le projet peut intégrer un volet sur la politique de ressources humaines, l’environnement partenarial ou encore le rayonnement de l’établissement. La réussite d’un projet d’établissement ou de service est ainsi fortement liée à sa capacité à porter une réflexion globale, embarquant l’ensemble des activités et des équipes.

Conclusion

Pour garantir un projet d’établissement ou de service pertinent, porteur d’évolution et de succès, Alenium Consultants déploie auprès de ses clients une méthodologie fortement basée sur l’écoute et la mobilisation collective au service de la stratégie. Le projet d’établissement ou de service devient ainsi un outil pour l’ensemble des équipes, véritable document référent dans l’orientation et la réalisation des missions.