« Les scénarios sont des histoires qui parlent de l’avenir, mais leur but est de permettre la prise de meilleures décisions dans le présent », Ged Davis

Parmi les différentes méthodes d’intelligence collective, la méthode prospective est une démarche puissante pour définir des actions concrètes qui répondent à des perspectives d’évolution de long terme.

L’Office Français de la Biodiversité (OFB) et la Fédération pour la recherche sur la biodiversité (FRB) mobilisent ces méthodes depuis 2017 dans le cadre de Rencontres prospectives « Sciences pour l’action », qui alimentent les politiques nationales en faveur de la biodiversité. L’édition 2021 était dédiée aux Outre-Mer et contribuait à l’élaboration de la 3ème Stratégie nationale pour la biodiversité (SNB3).

Alenium Consultants a accompagné la conception, la coordination, l’animation et la restitution de ces échanges passionnants, qui ont réuni, une centaine de participants issus des quatre coins du monde et représentant la diversité des Outremers de France. Un point marquant de l’animation et du pilotage de cette démarche repose sur sa dimension 100% à distance en raison de la localisation en différents points du globe des acteurs, situation renforcée par le contexte sanitaire de l’année 2021. Tout l’enjeu a donc consisté à conserver et garantir tous les apports de la méthode prospective retenue dans une mise en œuvre opérationnelle conditionnée par la distance physique des participants. A la lumière de cette aventure participative, nous vous partageons nos 10 clés pour rendre l’intelligence collective à distance plus vibrante.

Les Rencontres prospectives Sciences pour l’Action : Comment déployer une démarche fortement participative et comment garantir l’intelligence collective à distance ?

La méthode prospective que nous avons déployée est une démarche très rythmée, où plusieurs phases de divergence (brainstorming, idéation) et de convergence (filtrage, synthèse) se succèdent afin d’aboutir à l’élaboration d’un plan d’actions concrètes :

• Identification des thèmes et des sujets à fort enjeu pour les populations, pour les écosystèmes et pour les systèmes socio-économiques ;
• Identification des forces motrices : tendances, évolutions et signaux faibles porteurs de changements significatifs à long terme ;
• Imagination de trajectoires souhaitables à un horizon lointain, pour s’émanciper de l’existant et du temps présent ;
• Exploration de mesures concrètes à promouvoir et permettant d’atteindre le futur souhaité, en raisonnant « hors du cadre ».

Par cette démarche, l’avenir est considéré comme un domaine de liberté, dont l’exploration permet de penser des actions innovantes, souvent plus riches que lors de la mobilisation de méthodes « classiques ».

L’apport d’Alenium Consultants pour le déploiement des Rencontres prospectives Outre-mer consistait à :

• Ecouter, comprendre et s’approprier finement le cadre méthodologique des Rencontres prospectives pour l’adapter aux besoins de la Stratégie nationale pour la biodiversité et à la pluralité des territoires ultramarins ;
• Valoriser notre expertise en conception d’ateliers d’intelligence collective pour cadrer finement l’agenda des Rencontres, qui se déroulaient sur 5 jours consécutifs. Les « produits de sortie » d’une journée devaient être directement mobilisables et « packagés » pour initier les travaux de la journée suivante ;
• D’adapter les Rencontres au format à distance, en garantissant un haut niveau d’échanges, de co-construction et de créativité, en s’appuyant sur des outils numériques adaptés et en favorisant leur appropriation par l’ensemble des participants.
• De rythmer, de faciliter et d’accompagner le déroulement des journées d’échanges, valoriser l’expression de chacun et sécuriser l’atteinte des résultats attendus de ces Rencontres.

Nos 10 clés pour faire du distanciel une opportunité de captation de la richesse des participants

La méthodologie déployée par Alenium Consultants lors de ces Rencontres s’appuie sur plusieurs bonnes pratiques et convictions, éprouvées lors de l’animation de séminaires en distanciel :

1. Réduire la durée des ateliers. L’utilisation d’outils de visioconférences nécessite plus d’énergie et de concentration, tant pour les participants que pour les animateurs. Alors que des ateliers en présentiel peuvent être prévus sur le temps d’une demi-journée ou d’une journée, essayez de limiter les ateliers à 1h30 – 2h maximum (quitte à organiser plusieurs temps de travail successifs).
2. Cadrer - encore plus - finement les modalités d’animation. Le choix des modalités d’animation et le cadrage des temps de travaux sont des facteurs clés de réussite d’ateliers d’intelligence collective. A distance, il est beaucoup plus difficile d’adapter en cours de route sa méthode ou de « recommencer d’une page blanche » : tout doit être rigoureusement défini et partagé, le plus en amont possible, par l’ensemble des animateurs et organisateurs.
3. Dédier un animateur à la gestion des outils et aux aspects pratiques. Nous mettons en œuvre systématiquement un tandem d’animation « facilitateur outil » et « facilitateur méthode » : les éventuels problèmes techniques connus par les participants sont résolus en temps réel, sans que cela n’influe sur la qualité d’animation.
4. Mettre en place un dispositif complémentaire outil de visioconférence / outil d’animation. Si plusieurs outils d’animation en ligne intègrent progressivement des outils de visioconférence (Mural, Klaxoon, Wisembly), le choix du dispositif est important, notamment lorsqu’il s’agit de penser des temps de travaux en « plénière » et en « sous-groupes ».

1. Faire simple, surtout lorsqu’il s’agit des identifiants de connexion ! Les invitations, les outils de visioconférence et les liens de connexion se sont multipliés lors des derniers mois… et l’on s’y perd rapidement ! Nous utilisons, autant que possible, les mêmes identifiants de connexion (par ex. via l’utilisation d’une seule salle virtuelle par participant) ainsi que les mêmes tableaux de contribution d’une journée sur l’autre. Réduire le nombre d’interfaces permet également de fluidifier les moments d’ouverture et de clôture de séances, qui sont des temps clés dans la création de dynamiques collectives.
2. Penser et matérialiser la trajectoire à parcourir par les participants. Dans le cadre des Rencontres, la méthode prospective passe par plusieurs étapes successives, qui peuvent paraître floues voire décourageantes pour des participants non rodés à l’exercice. Nous nous sommes appuyés sur l’outil Klaxoon pour représenter, de manière visuelle et ergonomique, le chemin à parcourir lors des 5 journées. Cela permet d’apporter de la visibilité sur les objectifs de chaque étape, de matérialiser progressivement le travail accompli et de réorienter rapidement les participants qui s’égareraient pendant l’exercice.

L’espace de travail collectif : Un parcours, le franchissement d’étapes et la capitalisation de 5 journées d’échange

1. Valoriser les brise-glaces, pour instaurer une démarche de réflexion et d’écoute et vérifier la bonne maîtrise des outils par l’ensemble des participants.  L’utilisation d’exercices « brise-glaces » est régulièrement mise en avant comme un facteur d’implication et de stimulation des collectifs. A distance, cette étape initiale est une occasion de vérifier que chaque participant arrive à manipuler les différentes fonctionnalités de l’outil utilisé.

Espace de brise-glace et de mise en jambe en début de journée

1. Adapter les méthodes de qualification et de priorisation de mesures. La visioconférence rend plus difficile la perception de consensus ou de divergence d’opinions. Les fonctionnalités natives des outils par exemple « J’aime l’idée », ainsi que les méthodes de priorisation inspirées des méthodes Agile telles que le « Planning poker » sont vos alliées pour inciter les participants à prendre parti lorsqu’il s’agit de faire des choix.
2. Restituer rapidement les fruits des travaux. Une équipe de facilitateurs graphiques a été mobilisée, permettant de synthétiser au fur et à mesure les choix réalisés. Ce type de restitution est rapidement partageable, tant lors des travaux en sous-groupes que lors des plénières. Après les Rencontres, les illustrations sont de formidables outils de communication et de vulgarisation des échanges réalisés.

Planches réalisées par l'équipe de facilitation graphique, présentant les 3 thèmes des Rencontres

10. Répertorier et consigner l’ensemble des contributions. Les outils numériques sont de puissants catalyseurs de contributions. La possibilité de les analyser a posteriori permet d’enrichir les synthèses des travaux et de réaliser de plus nombreux croisements de données.

Les rencontres Prospectives Sciences pour l’Action 2021 Outre-Mer ont rassemblé une centaine de participants sur 5 jours, et les équipes d’Alenium Consultants ont assuré plus de 30 heures d’animation à distance.

Le séquençage fin des différentes étapes, l’aspect graphique et visuel de nos outils, et la coordination des équipes de l’OFB, de la FRB, de facilitation graphique et d’Alenium Consultants ont permis d’aboutir à plus de 200 mesures qualifiées, dont une dizaine seront précisées pour être intégrées à la prochaine Stratégie nationale pour la biodiversité (SNB3).

Alors que plus de 70% des participants annoncent avoir au moins autant contribué avec ce type d’animation que s’ils avaient été en présentiel. Nous sommes convaincus que l’intelligence collective à distance permet d’extraire un matériau riche et stimulant et perdurera, même une fois la situation sanitaire améliorée. Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer dans l’aventure ?