Expériences

Avant-projet mal préparé : danger !

Quand on se penche sur les courbes d’engagement budgétaire projet généralement constatées, le résultat est édifiant : 70 à 80% des coûts sont engagés par les décisions qui sont prises dès les premiers 10 à 20% d’avancement ! Il est donc fondamental que ces décisions soient pertinentes et robustes. Chez Alenium Consultants, nous avons la conviction qu’un projet, notamment complexe, se gagne avant son début…

Partir trop vite, un pari (trop) risqué

Pourquoi vouloir obligatoirement gagner du temps en lançant trop rapidement un projet si c’est pour en perdre davantage à la fin ? Pourquoi ignorer en amont des risques majeurs dont les impacts sont généralement plus critiques dans les phases aval ? Trop souvent, les organisations considèrent le cadrage des référentiels du projet dès la phase d’avant-projet comme une lourdeur administrative là où elle devrait être un levier pour les équipes. Or, un manque de préparation en amont (conséquence d'une forme de légèreté en phase avant-projet) a des conséquences qui se révèlent très vite et s’amplifient tout au long du cycle de vie du projet.

Quelles que soient les réponses fournies (nécessité de signer vite, peur de se faire doubler par un concurrent, limiter les frais en amont…) consultants experts affirment que ces comportements hâtifs font systématiquement pencher la balance du côté des écueils.

En effet, plus le projet est qualifié et cadré par les principales parties prenantes en amont (ceci impliquant une bonne évaluation voire une scénarisation des risques et comment on y répond) et plus il se passera bien ensuite. Imaginer, anticiper, partager, cadrer d’emblée sont les bonnes pratiques pour mettre toutes les chances de succès de son côté afin de se prémunir de conséquences souvent douloureuses (retards de livraisons, dérive financière, problème qualité et corollairement, démotivation de équipes)

Notre approche : l'anticipation plutôt que la précipitation

Chez Alenium Consultants, nous avons développé une démarche éprouvée de cadrage et de pilotage des avant-projets pour en sécuriser le lancement, leur donner du sens et « dé-risquer » leur exécution. Il s’agit de permettre au porteur de projet de constituer un dossier de décision d'investissement à destination du management afin de faciliter la prise de décision. Cette démarche a pour but principal de prévenir et stopper les investissements non rentables (ou peu rentables) en amont, et de renforcer la valeur finale du projet.

Tout en dosant la profondeur d’analyse et l’effort de management en fonction de la classification du projet (simple, important, complexe), notre approche peut se résumer ainsi :

  • Gérer l’avant-projet en mode projet (selon démarche classique ou les méthodes agiles)
  • Capitaliser au maximum sur l’expérience et réaliser un benchmark dès les études préalables.
  • Procéder à une analyse approfondie des référentiels clés du projet , sans rien esquiver, et en collaboration avec les parties prenantes majeures, : enjeux, objectifs, périmètre (domaine inclus/exclu), exigences métiers, organisation projet, stratégie de développement (planning avec engagements), registre des risques (à faire/à ne pas faire) et des opportunités, référence budgétaire (business case), règles de gouvernance et de pilotage.
  • Mener (si nécessaire) des études ad hoc selon les particularités du contexte et de l’environnement (à titre d’exemple : méthodes de déploiement, choix de gestion et de financement, mode d’organisation, démarche de communication et de conduite du changement etc.)
  • Anticiper l’intervention des Achats pour faciliter et accélérer la formalisation des contrats.
  • Piloter pro activement par le chemin critique et les contraintes budgétaires / ressources.

Coût et bénéfices

Bien sûr, ce mode de fonctionnement (voire cette philosophie) a un coût : de l'ordre de 15 à 20% du budget projet en phase avant-projet. Mais ce coût se révèle au final très relatif au regard des avantages/gains qu’il génère, à la manière d’un contrat d’assurance qui permet de s’engager sereinement dans une nouvelle aventure (ou dans les étapes à venir…)

Le schéma suivant indique où placer le curseur de l’effort de management des avant-projets. Conclusion : il ne faut jamais viser les extrêmes !

A l’issue de l’ensemble de ces processus itératifs, les équipes pourront avoir une vision commune et partagée du projet :

  • Elles convergeront vers un planning et un budget prévisionnels dûment justifiés et documentés avec les hypothèses.
  • L’organisation sera adaptée et explicitée.
  • Les règles de fonctionnement seront décrites et agiles aux évolutions (nombreuses dans ces phases amont…)
  • Un document (par exemple un Plan de Management du Projet, validé par tous les acteurs) structurera l’ensemble des référentiels et servira de référence de base au pilotage sur tous les aspects (contenu, délais, coûts, qualité…)

Ainsi, lors du jalon de fin de l’avant-projet, l’équipe sera forte pour justifier à son management la pertinence de lancer le projet. Elle aura anticipé les facteurs de risques et sélectionné le meilleur scénario, le projet pourra démarrer avec toutes les chances de succès.

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