Le Registre des copropriétés est lancé

Le registre des copropriétés, portail web qui permet l’immatriculation des 800.000 copropriétés de France est ouvert depuis le début du mois de novembre. Retours d’expérience sur ce projet réalisé selon la méthode agile, au sein duquel Alenium Consultants est intervenu sur le terrain de l'assistance à maîtrise d’ouvrage dans une démarche de conduite du changement.

Un projet d'envergure nationale

Inscrite dans la loi ALUR du 24 mars 2014, la création d’un registre des copropriétés permettra aux 800.000 copropriétés de France d’être immatriculées, par les syndics, entre le 02/11/2016 et le 31/12/2018 (progressivement, selon leur taille) ainsi que par les notaires pour les copropriétés créées après le 1er janvier 2017.

Via une démarche d’immatriculation 100% en ligne et dématérialisée, le registre des copropriétés permettra à terme :

  • d’avoir une meilleure connaissance du parc de logements privés, de ses caractéristiques (nombre, localisation, taille, âge) et de son état ;
  • de prévenir la fragilisation des copropriétés et de lutter contre la dégradation du parc de logements privés ;
  • de disposer d’éléments de comparaison des charges, permettant aux syndics et aux copropriétaires d’en disposer dans la gestion quotidienne et à long terme de leurs copropriétés et favoriser par la même une meilleure information des acquéreurs ;
  • de simplifier les démarches des syndics et des copropriétaires en créant un identifiant unique, un numéro d’immatriculation, pour chacune des copropriétés.

Le choix de la méthode agile

Le Ministère du Logement et de l’Habitat Durable, avec l’appui du teneur du Registre des copropriétés, l’Agence Nationale pour l’Habitat, a choisi de réaliser le portail internet selon une méthode « agile » pour garantir une efficacité des travaux dans des délais contraints.

Le site a ainsi été conçu et réalisé en 6 mois, ce qui a permis de tenir les délais, de réaliser une phase pilote avec une première version fonctionnelle de l’outil et de répondre aux contraintes législatives. Elle s’est traduite concrètement par le découpage du calendrier du projet en 7 « sprints » de 3 semaines, véritables petites courses de fond, organisés chacun autour des fonctionnalités clefs du futur portail internet.

  • -> La méthode agile consiste en une imbrication des travaux permettant de réduire les délais

La méthode agile permet une totale imbrication de l’ensemble des travaux du projet : la conception des fonctionnalités, les développements, et leurs tests.

Ainsi, le développement de la fonctionnalité du sprint N est parallélisé avec l’expression de besoins et la conception des fonctionnalités du sprint N+1 et les tests des développements du sprint N-1.

  • -> La méthode agile se fonde sur une interaction forte entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre

L’imbrication des travaux invite à une collaboration étroite de l’ensemble de l’équipe projet et un décloisonnement des travaux. En outre, son succès est sous-tendu par une gestion de projet réactive. Si elle offre des moyens d’ajustements et d’amélioration continue, la méthode agile nécessite surtout une organisation documentée et un pilotage fin des travaux dont les séquencements sont parallélisés : plus on court, mieux on est entraînés !

  • -> La méthode agile est centrée sur l’usager final

Lors de la conception des éléments du site internet une attention forte a été apportée à l’ergonomie et au graphisme des pages, des formulaires de création de compte et d’immatriculation. Avec l’appui de notre partenaire, Le contact Moderne, nous avons organisé des ateliers de briefs créatifs et d’ergonomie, aboutissant à ordonner le site autour des ses principaux utilisateurs, « les représentants légaux de copropriétés », « les notaires », « les institutionnels », « le grand public » ; afin de faciliter la prise en main du portail internet, et une navigation agréable (création d’icônes, de logotype, d’une cohérence graphique).

Afin de s’assurer de la solidité du site internet et de la qualité de l’ergonomie, une phase pilote a été organisée cet été sur le territoire de la métropole du Grand Lyon, permettant aux télédéclarants d’immatriculer des copropriétés en condition réelle, à la fois via la saisie directe des données et via le transfert automatique à partir des logiciels de gestion.

Un bilan de la phase pilote a été réalisé à travers un questionnaire d’enquête en ligne et une réunion de retours utilisateurs, permettant d’apporter d’ultimes ajustements à l’outil pour favoriser sa bonne utilisation, avant sa mise en service nationale.

Une conduite du changement mise au premier plan

La nature du projet, disposition clef de la loi ALUR a mis au premier plan les éléments de conduite du changement, en raison de plusieurs éléments :

  • un nombre d’acteurs projets importants et de différents types (des acteurs institutionnels, des notaires, des fédérations de syndics, des éditeurs de logiciel, la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre) ;
  • une dimension nationale et médiatique (800.000 copropriétés, 8 millions de logements, 50.000 télé-déclarants attendus) ;
  • un calendrier serré, contraint par la loi (inscription des échéances d’immatriculation dans le texte de la loi ALUR) ;
  • une volonté marquée de créer un outil de qualité pour faciliter la collecte des données et finalement leur traitement par les pouvoirs publics.

Une volonté forte d’automatisation et de facilitation des formalités d’immatriculation

Un intérêt particulier a été apporté à la documentation utilisateurs présente sur le site : à la fois simples et brèves, des fiches mémos illustrées accompagnent les utilisateurs dans leur appréhension de l’outil, pour la collecte des données et pour les formalités d’immatriculation en tant que telles.

Chaque donnée souhaitée est expliquée par une info-bulle. Une foire aux questions, riche, permet une réponse immédiate aux interrogations des utilisateurs.

Des interfaces entre le Registre des copropriétés et d’autres services de l’administration (SGMAP, IGN) permettent de renseigner automatiquement les données professionnelles des syndics à partir de leur SIRET et la saisie prédictive des adresses des copropriétés, directement géolocalisées : l’automatisation permet à la fois des démarches simplifiées et une meilleure qualité des renseignements et des données saisies.

Pour davantage encore faciliter la saisie des données d’immatriculation par les syndics, les éditeurs de logiciel de gestion de syndics ont été associés au projet de façon à créer, via des webservices, un transfert automatique des données des logiciels de gestion vers le registre des copropriétés, et ainsi permettre une réalisation rapide des immatriculations.

Deux séminaires éditeurs ont été organisés, en mars pour présenter le projet, et en octobre pour connaître les avancées et s’assurer de leur disponibilité pour l’ouverture nationale du registre. Un avancement des travaux des éditeurs de logiciel est régulièrement réalisé. Une plateforme de test leur permet de s’assurer de la compatibilité de leurs outils avec le registre et une assistance métier et technique a été mise en place.

A l’occasion de la phase pilote du registre des copropriétés, il a d’ailleurs été confirmé la qualité technique du site du registre des copropriétés et sa bonne ergonomie : les retours font état d’un délai moyen de 20 à 30 minutes pour réaliser une immatriculation, ce qui comprend également la collecte des données demandées.

L'accent mis sur une communication active

Des éléments d’informations à destination des acteurs projets (membres du comité de pilotage, et éditeurs de logiciels) ont été publiés au travers d’articles tout au long du projet sur un site d’informations créés pour l’occasion et actualisés régulièrement.

Afin de faire connaître le registre, des éléments de communication ciblés ont été réalisés tout au long du projet : plaquettes, dépliants, mémos utilisateurs, ainsi qu'un atelier presse et une vidéo courte et animée, de même que la participation à des salons professionnels, ont permis sur l’ensemble des supports,  de toucher les cibles du projet et d’informer les syndics des échéances légales et de la création du site.

A venir...

Une nouvelle phase de conception s’ouvre désormais. Il s’agit d’exploiter les données renseignées afin de créer un annuaire grand public et de permettre aux pouvoirs publics de cibler les copropriétés en situation de fragilité.

En conclusion :

Souplesse, réactivité, bonne coordination des équipes et capitalisation sur les retours des utilisateurs, ont permis à ce projet décliné selon la méthode agile, d’aboutir dans les délais et de permettre aux copropriétés de France de pouvoir être immatriculées, dès le 2 novembre 2016.


Rendez-vous dès à présent sur www.registre-coproprietes.gouv.fr!


ALLONS PLUS LOIN ENSEMBLE !

Vous souhaitez en savoir plus sur le conseil en management ? Venez rendre visite à nos consultants au sein de nos bureaux à Paris ou contactez-nous via notre page Contact.

Notre cabinet de consulting recrute ! Rejoignez Alenium Consultants dès maintenant : consultez nos offres d’emploi pour un poste de consultant junior ou senior et embrassez une carrière de consultant au sein de notre équipe d’experts.


Nos autres articles

"Nord Services" : La transformation numérique au service des citoyens du département du Nord

EN SAVOIR PLUS

Retour sur la loi relative aux services express régionaux métropolitains

EN SAVOIR PLUS

Retour sur la participation d'Alenium Consultants aux Rencontres Nationales du Transport Public 2023

EN SAVOIR PLUS

Action publique et usagers : parcourir le « dernier kilomètre » - retour sur le récent rapport du Conseil d'Etat et éclairages avec nos retours d'expérience

EN SAVOIR PLUS
1 2 3 23

Garder le contact

Alenium Consultants : cabinet de conseil en management
Alenium Consultants est un cabinet de conseil indépendant expert dans le métier de conseil en management. Nos consultants accompagnent nos clients dans la formalisation et la mise en place de leurs projets de développement d’activité.

Notre cabinet de consulting basé à Paris intervient autour des missions de consulting financier, marketing, achat et organisationnel. Nos consultants apportent leur expertise à des entreprises issues de différents secteurs et dans différents domaines.
Un cabinet de consulting expert pour vous accompagner
Alenium, cabinet de consultants, accompagne les acteurs publics, les collectivés territoriales et les entreprises privées pour opérer efficacement leur transformation autour d’axes majeurs d’intervention et de valeurs propres à la société.

Grâce à leur expérience, les consultants d’Alenium sont capables d’intervenir aussi bien au sein de petites structures comme pour des acteurs majeurs.

L’offre d’Alenium s’articule autour de la stratégie opérationnelle, l’innovation, l’amélioration des performances, le pilotage de la transformation et les systèmes d’information.

Spécialiste du consulting en management et organisation, l’entreprise Alenium place au coeur de sa réussite l’écoute de ses clients, les compétences de ses consultants et l’implication dans chacun des projets auquel elle prend part dans le secteur de la banque, de l’assurance, de la protection sociale, de l’industrie, des services, du secteur public et des transports.
Experts dans le métier de consultant,
Alenium déploie une campagne de recrutement de consultants !
Souhaitant poursuivre son développement, Alenium Consultants recherche & recrute des consultants juniors et seniors souhaitant faire carrière au sein de notre cabinet de consulting dans la région de Paris.

Nos équipes de consultants accompagnent les entreprises et collectivités dans la résolution de problématiques critiques survenant durant des périodes de crise mais également dans le développement d’opportunités afin de faire grandir la société.

De nombreuses offres d’emploi de consultants en management, ressources humaines et stratégie opérationnelle vont vous permettre de devenir consultant au sein d’une équipe dynamique. Embrassez le métier de consultant en intégrant un cabinet conseil expert en management et en organisation.
Devenir consultant en management et intégrer une équipe d’experts
Devenez consultant Junior au sein de notre cabinet de conseil indépendant et prenez part à des missions implicantes. Consultant Senior, partagez votre expérience et intégrez une société de conseil au sein de laquelle savoir-faire et savoir-être sont valorisés.

Notre cabinet de consultants a pour souhait de se développer en comptant parmi ses lignes directrices le talent de ses associés et leur implication dans le pilotage des missions.

Travaillant depuis 2003 pour des entreprises de tous secteurs, vous pourrez construire et développer votre expérience en consulting chez Alenium à travers une diversité de problématiques. Retrouvez tous nos emplois de consultants et candidatez directement en ligne.
crossmenu