Comment préparer et conduire une politique d'archivage électronique ?

Pour la gestion, la conservation, la préservation et la consultation des archives numériques, des techniques d’archivage classiques, adaptées à des volumes limités ont longtemps été utilisées. Cette situation a changé et évolue désormais rapidement. Les acteurs du secteur public étatique ont notamment pris le pas de ce saut technologique au mitan des années 2010 avec l’article 1366 du code civil* qui marque une nouvelle ère pour l’archivage électronique. Les institutions françaises s’organisent pour être en capacité de traiter les volumes croissants d’archives numériques qui doivent être archivés. Comprendre son besoin d’archivage et le définir afin d’assurer une mise en place fluide et sans coutures d’un archivage électronique est essentiel pour tout projet numérique.

Auprès d’une administration centrale, Alenium Consultants réalise l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour un projet de remplacement d’un outil « Legacy » avec plus de 3000 utilisations quotidiennes et un potentiel de 250 000 utilisateurs. Dans ce contexte Alenium Consultants pilote la mise en place du chantier d’archivage électronique.

Adopter la bonne approche pour définir une politique d’archivage électronique

Service plus qu'outil, le Système d’Archivage Electronique (SAE) a pour rôle d’assurer la conservation à très long terme des documents et permet de garantir leur non-altération, en empêchant toute falsification volontaire ou involontaire.

Construire et mettre en place une politique archivage électronique est un projet à part entière, conséquent, auquel il faut accorder un temps suffisant afin de disposer d'un système archivage performant, en accord avec les obligations réglementaires et les pratiques et besoins internes. C’est seulement ensuite que le second chantier, technique, de mise en place des briques logicielles et matérielles du SAE, peut démarrer.

Pour ces deux dimensions du projet, il est crucial de s'avoir s'entourer des compétences nécessaires à la bonne réussite de ces projets d'archivage électronique: connaissance des normes (notamment les standards d'échanges de données) pour l'archivage, identification des métadonnées, mise en place des référentiels métiers et de leur implémentation dans le SAE etc.). Cet article se concentre sur les volets préalables au chantier technique désignés ici par « chantier métier ».

Archivage électronique : de quoi parle-t-on ?

L’action d’archiver est l’ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle. Selon l’article L211-2 du code du patrimoine : « la conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

L'archivage électronique est l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long termes des informations numériques dans le but de les rendre accessibles et exploitables. Pour cela on utilise un système d’archivage électronique (SAE).

La finalité d’un SAE est de gérer le cycle de vie des documents et de préserver leur intégrité pour les opposer à des fins de preuve. Le système d’archivage électronique constitue la seule solution capable de garantir simultanément la disponibilitéla confidentialitél’intégritéla pérennité et la sécurité des documents, et donc le maintien de leur vocation probatoire. En effet, un SAE est à même de fournir un environnement physique et informatique sécurisé garantissant l’intégrité et la pérennité des documents probants de l’entreprise. C’est-à-dire que les documents pris en charge dans le SAE ne peuvent pas être modifiés et pourront être consultés à travers des copies conformes malgré les modifications d’extensions et les montées de version. Aucune GED ne pourra remplir cette mission.

L’archivage électronique n’est pas de la Gestion Electronique des Documents

Il ne faut pas confondre l’archivage électronique et la Gestion Electronique des Documents (GED).

La GED permet d’exploiter l’ensemble des documents au format numérique, d’y accéder facilement et donc simplifie le travail au quotidien.

Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c'est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin. La GED n'a pas vocation à protéger l'intégrité d'un document ni d’assurer sa pérennité.

A l’inverse les objectifs de l’archivage électronique sont de :

  • Pouvoir restituer à tout moment tout ou partie des objets / documents qu’il conserve
  • Garantir la valeur réglementaire (sur le court/moyen/long terme)
  • Offrir des assurances d’intégrité et de sécurité, de pérennité, de confidentialité et de traçabilité. Ce niveau d’assurance est défini par le profil d’archivage électronique des objets qu’il comprend

Comprendre le cycle de vie d’un document et le lexique associé à l’archivage électronique

Figure 1 : Les étapes de l’archivage électronique dans le cycle de vie des documents

Il existe 3 étapes dans l’archivage électronique des documents qui sont représentées dans le schéma ci-dessus et décrites comme suit :

  • Etape 1. Archive courante : durant cette période les documents sont toujours actifs, le processus métier est en cours et le stockage se fait en local (hors du SAE)
  • Etape 2. Archive intermédiaire : durant cette période les documents sont clôturés, le processus métier est terminé, mais les documents peuvent continuer à être consultés pour des besoins administratifs ou juridiques
  • Etape 3. Archive définitive : les documents n'ayant plus d’intérêts administratifs ou juridiques, mais conservant un intérêt patrimonial ou historique sont versés dans des institutions publiques d'archivage définitifs (Archives Nationales, départementales, etc.)

Au cours de ces différentes étapes de l’archivage électronique trois attributs de gestion des documents à archiver sont importants à comprendre : le moment opportun, le sort final et la durée d’utilité.

Afin de passer les documents de l’archivage courant (étape 1) à l’archivage intermédiaire (étape 2) on applique le « moment opportun ». C’est le moment idéal pour sortir le document du processus métier (stocké dans le serveur local) car il ne sera plus amené à être modifié par le métier, pour être stocké dans un système SAE, garantissant sa valeur probante (stocké dans le SAE d’archivage intermédiaire).

Le sort final quant à lui est appliqué sur le document à la fin de l’archivage intermédiaire. 3 cas sont possibles à ce moment-là :

  • L’élimination : Les archives sont éliminées, avec bordereau d’élimination (si l'on considère qu'ils n'ont pas de valeur archivistique).
  • Le versement : Les archives sont versées au sein de l'une des institutions publiques d'archivage définitif (si l'on considère qu'ils ont une valeur archivistique).
  • Le tri : Un traitement de tri est nécessaire car les documents peuvent être "à éliminer" et "à verser".

La durée d'utilité (dite administrative pour les archives publiques, DUA) correspond à la durée des 2 premières étapes de conservation du cycle de vie des documents : les archives courantes (parfois appelées archives actives ou base active) et les archives intermédiaires (parfois appelées base d’archivage intermédiaire). C'est la durée de conservation nécessaire à la gestion des documents ou utile à des fins juridiques. A la fin de cette DUA, le sort final est appliqué sur les archives concernées.

Figure 2 : Les attributs de gestion des documents à archiver

Comment élaborer le bon Système d’Archivage Electronique (SAE) ?

Afin d’élaborer le système d’archivage électronique (SAE) qui correspond le plus à votre besoin il faut construire les référentiels suivants :

  • Une liste des documents à archiver
  • Un référentiel d’archivage électronique comprenant les attributs de gestion pour chaque document
  • Un plan de classement des documents à archiver

La première étape est de créer une liste des documents à archiver. Une fois cet état des lieux des documents identifiés et validés il faut compléter les critères d’archivage électronique pour chaque document.

Les critères d’archivages électroniques ou attributs de gestion permettent de créer le référentiel d’archivage électronique de votre chantier et aussi son plan de classement. Ce sont des outils indispensables pour conserver ou détruire sereinement tous les documents d’archives.

Le référentiel d’archivage permet non pas de faire le tri des documents à archiver, mais à les classer au bon endroit avec les bons attributs de gestion. Ce référentiel contient des attributs de gestion déjà définis plus haut comme la durée d’utilité administrative (DUA), le moment opportun ou encore le sort final.

Le plan de classement lui, permet de classer les documents par thématiques facilitant le nommage et la gestion des archives. Il est question d’établir une arborescence numérique pour une bonne organisation hiérarchique de ses documents, répertoires et fichiers en cohérence avec les activités des services.

Figure 3 : Exemple d’un plan de classement de documents à archiver

En synthèse

Pour réussir la préparation et la conduite d’une politique d’archivage électronique, chez Alenium Consultants nous retirons de nos retours d’expérience les principaux enseignements suivants :

  • Démarrer le chantier d’archivage bien en amont du chantier technique, pour permettre l’élaboration de la politique d'archivage électronique (dont la préparation de référentiels exhaustifs)
  • Confier le chantier à une ressource bien identifiée et ayant la disponibilité nécessaire pour le piloter S’entourer d’experts de l’archivage électronique (projet d’archivage électronique, législation et normes d’archivage, connaissance des référentiels)
  • S’entourer de ressources internes connaissant bien les contenus à archiver (métier), pour élaborer une politique d’archivage électronique qui soit en accord avec le besoin d’archivage métier comme avec les obligations réglementaires
  • Séquencer le chantier d’archivage électronique pour une réalisation sans coutures et efficace (voir schéma ci-dessous)

Figure 4 : Nos préconisations pour séquencer un chantier d’archivage électronique

*Article 1366 du Code Civil en vigueur depuis le 1er octobre 2016 : "L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."


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